Miten PDF suojataan salasanalla iPhonessa

PDF:n lukitseminen iPhonessa vie noin neljä napautusta, ja se, mikä menee pieleen, ei koskaan ole itse napautukset. Kyse on siitä, mitä salasana ei kata, ja siitä, mitä tapahtuu päivänä, jona et enää muista sitä.

Avaa PDF Esikatselussa iPhonessa, napauta tiedoston nimeä näytön yläreunassa, napauta Lukitse, kytke Vaadi salasana päälle ja kirjoita sitten sama salasana molempiin kenttiin. Asiakirja salataan paikallaan ja se kysyy tätä salasanaa joka kerta, kun joku avaa sen, millä tahansa laitteella. Tallenna salasana paikkaan, josta se löytyy vielä vuoden kuluttua, koska mikään iPhonessa eikä kukaan Applella pysty avaamaan tiedostoa ilman sitä.

Lukitse PDF Esikatselulla alle minuutissa

Avaa PDF Esikatselussa, PDF-sovelluksessa jonka Apple toimittaa iPhonen mukana, ja napauta sitten tiedoston nimeä näytön yläreunassa avataksesi asiakirjavalikon. Napauta Lukitse, kytke Vaadi salasana päälle ja kirjoita sama salasana sekä Salasana- että Vahvista-kenttään. iPhone salaa asiakirjan siellä missä se sijaitsee, joten seuraavalla kerralla kun joku napauttaa kyseistä tiedostoa, se kysyy salasanaa ennen kuin yksikään sivu piirtyy näytölle. Koko toimenpide vie reilusti alle minuutin, eikä se vaadi kolmannen osapuolen sovellusta, tilausta tai tiliä.

Kaksi seikkaa ratkaisee, onko tämä oikea työkalu. Salasana asetetaan itse tiedostoon eikä sovellukseen, joten lukitus kulkee PDF:n mukana Mailiin, Viesteihin, chat-sovellukseen tai USB-tikulle, ja se toimii samalla tavalla myös Macissa tai Windows-tietokoneessa. Esikatselu ei myöskään säilytä varavarainta: tilin palautusta, turvakysymystä tai tukikanavaa takaisin asiakirjaan ei ole. Kirjoita salasana salasananhallintaan ennen kuin vahvistat sen, älä sen jälkeen, koska tiedosto salataan sillä hetkellä kun vahvistat.

Mitä salasana oikeasti suojaa

PDF-salasana salaa asiakirjan sisällön. Se ei piilota asiakirjaa. Tiedosto säilyttää nimensä, kokonsa, päivämääränsä ja paikkansa siinä kansiossa, johon sen jätit, joten kuka tahansa Tiedostoja tai iCloud Drivea selaava näkee silti, että Asiakirjat-kansiossasi on tiedosto nimeltä vaikkapa Sovintosopimus tai Verikoetulokset. Monissa tilanteissa tiedoston nimi paljastaa enemmän kuin itse sivut, ja lukitus, joka mainostaa itse itseään, on väärän muotoista yksityisyyttä mille tahansa, jonka olemassaolosta et haluaisi kenenkään tietävän.

Salasana kulkee myös jokaisen kopion mukana. Lähetä lukittu PDF kirjanpitäjälle, ja siitä yhdestä salasanasta tulee pysyvä avain siihen kopioon, hänen kannettavallaan, hänen sähköpostiarkistossaan ja hänen varmuuskopioissaan. Et voi vaihtaa sitä, vanhentaa sitä tai vetää sitä takaisin, ja jos myöhemmin vaihdat salasanan omassa kopiossasi, jokainen jo liikkeellä oleva kopio avautuu edelleen vanhalla. Se on hyväksyttävää kertaluontoisessa luovutuksessa yhdelle henkilölle. Se sopii huonosti asiakirjalle, jota lähetät toistuvasti tai jaat vuosien ajan.

Virheet, jotka lukitsevat sinut ulos tai vuotavat tiedoston silti

Ensimmäinen virhe on lukita ainoa kopiosi salasanalla, jonka keksit hetken mielijohteesta. Palautusta ei ole, joten unohdettu salasana tarkoittaa, että sisältö on lopullisesti menetetty. Toinen virhe on päinvastainen: lukitset PDF:n mutta jätät alkuperäisen skannauksen Kuviin, sähköpostiin liitetyn tiedoston Maliin, kaksoiskappaleen Äskettäin poistettuihin vielä kolmeksikymmeneksi päiväksi ja kopion mihin tahansa keskusteluun, jossa sen ensimmäisenä sait. Lukittu tiedosto on nyt ainoa suojattu kohde neljästä, ja niihin kolmeen muuhun joku käytännössä törmää.

Salasanan poistaminen myöhemmin on vaihe, jonka ihmiset olettavat olevan yksinkertainen. iPhonessa voit kytkeä Vaadi salasana pois päältä samasta Lukitse-valikosta, mutta vain silloin kun pystyt jo avaamaan asiakirjan. Pankista tai klinikalta lukittuna saapunut PDF, jonka salasanaa sinulle ei koskaan annettu, pysyy suljettuna riippumatta siitä, mitä sovellusta kokeilet. Yksi ansa kannattaa vielä mainita: salasanan lähettäminen samassa viestiketjussa tiedoston kanssa ei suojaa mitään, koska kuka tahansa lukee sen ketjun, hallitsee nyt molempia puolikkaita.

Milloin kassakaappi voittaa tiedostokohtaisen salasanan

Yksi veroilmoitus, yksi salasana, lähetetty kerran yhdelle henkilölle: Esikatselu hoitaa sen tehtävän hyvin, ja sinun kannattaa käyttää sitä. Jatkuva kokoelma lääketieteellisiä tietoja, henkilötodistusskannauksia, sopimuksia ja palkkakuitteja, joita avaat muutaman viikon välein, on täysin toisenlainen tehtävä. Tiedostokohtaiset salasanat jättävät kaksi huonoa vaihtoehtoa. Joko jokaisella asiakirjalla on oma salasanansa, jonka lopulta unohdat, tai jokaisella asiakirjalla on sama salasana, mikä asettaa koko kokoelman yhden onnistuneen arvauksen päähän avautumisesta. Kumpikaan niistä ei ole arkistointijärjestelmä, johon voi luottaa.

Salattu kassakaappi kääntää ongelman ylösalaisin. Vaultaire salaa jokaisen tiedoston laitteessa AES-256-GCM-menetelmällä, ei vaadi tiliä ja pysyy oletuksena poissa iCloudista, joten skannattu passi tai allekirjoitettu sopimus on lukukelvoton kenelle tahansa, joka pääsee käsiksi puhelimeesi, kirjastoosi tai varmuuskopioon. Asiakirjat elävät kassakaapin sisällä sen sijaan, että ne istuisivat kansiossa, jota kuka tahansa voi selata, ja avaat lukituksen kerran sen sijaan, että muistaisit erillisen salasanan jokaiselle tiedostolle. Ilmainen enintään 5 kassakaapille. Säilytä viralliset kopiot myöntäjän tai kirjanpitäjäsi luona, ja pidä työkopiot kassakaapissa.

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Miten kansio suojataan salasanalla iPhonessa
• Mihin verotusasiakirjat kannattaa tallentaa iPhonessa
• Muistiot-sovelluksen lukitus verrattuna oikeaan kassakaappiin iPhonessa
• Parhaat kuvakassakaappisovellukset iPhonelle

Usein kysytyt kysymykset

Voiko PDF:n suojata salasanalla iPhonessa ilman toista sovellusta?

Kyllä. Esikatselu, iPhonen PDF-sovellus, lukitsee asiakirjan Lukitse-valikosta, joka löytyy tiedoston nimen takaa näytön yläreunasta, ilman kolmannen osapuolen sovellusta ja ilman tilausta. Kytke Vaadi salasana päälle, syötä salasana kahdesti, ja tiedosto salataan siellä missä se sijaitsee.

Miten poistan salasanan PDF-tiedostosta iPhonessa?

Avaa tiedosto, avaa lukitus nykyisellä salasanalla ja palaa sitten samaan Lukitse-valikkoon ja kytke Vaadi salasana pois päältä. Se toimii vain, jos jo tiedät salasanan. Jos PDF saapui lukittuna pankista tai klinikalta etkä koskaan saanut salasanaa, mikään iPhonessa ei avaa sitä.

Mitä tapahtuu, jos unohdan PDF:n salasanan?

Sisältöä ei voi palauttaa. PDF-salauksessa ei ole nollaustapaa, Applen tuki ei voi avata tiedostoa puolestasi, eikä varmuuskopiointiavainta ole tallennettu tilillesi. Laita salasana salasananhallintaan heti kun asetat sen, ja pidä lukitsematon työkopio salatussa tallennustilassa, jos kyseessä on asiakirja, jota tarvitset vielä uudelleen.

Onko salasanalla suojattu PDF turvassa iCloud Drivessa?

Sivut ovat salattuja, joten synkronoitu kopio ei ole luettavissa ilman salasanaa. Tiedoston nimi, koko ja sijainti näkyvät edelleen kaikille, jotka selaavat Tiedostoja tai ovat kirjautuneina tiliisi, ja kuka tahansa, jolla on sekä tiedosto että salasana, voi avata sen millä tahansa laitteella. Salasana piilottaa sisällön, ei sitä tosiasiaa, että asiakirja on olemassa.