Uma superfície azul-marinho escura com uma folha de documento em branco na vertical, selada dentro de um pequeno cubo de cofre translúcido verde-azulado, enquanto três cópias idênticas e não seladas da mesma folha estão abertas e na horizontal ao lado.

Como Proteger um PDF com Palavra-passe no iPhone

Bloquear um PDF num iPhone demora cerca de quatro toques, e a parte que corre mal nunca são os toques. É o que a palavra-passe não cobre, e o que acontece no dia em que não se consegue lembrar dela.

Abra o PDF na Pré-visualização no iPhone, toque no nome do ficheiro na parte superior do ecrã, toque em Bloquear, ative Requerer Palavra-passe e, depois, introduza a mesma palavra-passe em ambos os campos. O documento fica encriptado no local e pede essa palavra-passe sempre que alguém o abre, em qualquer dispositivo. Guarde a palavra-passe num sítio onde ainda a tenha daqui a um ano, porque nada no iPhone e ninguém na Apple consegue abrir o ficheiro sem ela.

Bloquear um PDF com a Pré-visualização em menos de um minuto

Abra o PDF na Pré-visualização, a aplicação de PDF que a Apple inclui no iPhone, e depois toque no nome do ficheiro na parte superior do ecrã para abrir o menu do documento. Toque em Bloquear, ative Requerer Palavra-passe e introduza a mesma palavra-passe nos campos Palavra-passe e Verificar. O iPhone encripta o documento no local onde este se encontra, por isso, da próxima vez que alguém tocar nesse ficheiro, este pede a palavra-passe antes de apresentar uma única página. Todo o processo demora bem menos de um minuto e não requer nenhuma aplicação de terceiros, nenhuma subscrição, nem nenhuma conta.

Dois pormenores determinam se esta é a ferramenta certa. A palavra-passe é definida no próprio ficheiro e não na aplicação, por isso o bloqueio acompanha o PDF para o Mail, as Mensagens, uma aplicação de conversação ou uma pen USB, e comporta-se da mesma forma num Mac ou num computador Windows. A Pré-visualização também não guarda nenhuma chave suplente: não há recuperação de conta, não há pergunta de segurança e não há forma de suporte técnico voltar a entrar no documento. Escreva a palavra-passe num gestor de palavras-passe antes de a confirmar, não depois, porque o ficheiro fica encriptado no momento em que o faz.

O que a palavra-passe realmente protege

Uma palavra-passe de PDF encripta o conteúdo do documento. Não oculta o documento. O ficheiro mantém o nome, o tamanho, a data e o lugar na pasta onde o deixou, por isso qualquer pessoa que percorra Ficheiros ou o iCloud Drive continua a ver que guarda um documento chamado Acordo de Indemnização ou Resultados de Análises numa pasta de Documentos. Em muitas situações o nome do ficheiro revela mais do que as páginas revelariam, e um bloqueio que se anuncia a si próprio é a forma errada de privacidade para qualquer coisa que preferisse que ninguém soubesse que existia.

A palavra-passe também acompanha todas as cópias. Envie o PDF bloqueado a um contabilista e essa única palavra-passe torna-se a chave permanente dessa cópia, no portátil dele, no arquivo de correio dele e nas cópias de segurança dele. Não é possível alterá-la periodicamente, fazê-la expirar ou anulá-la, e se mais tarde mudar a palavra-passe na sua própria cópia, todas as cópias já distribuídas continuam a abrir com a antiga. Isso é aceitável para uma única entrega a uma pessoa. É uma má opção para um documento que envia repetidamente ou continua a partilhar ao longo de anos.

Os erros que o deixam de fora ou que acabam por revelar o ficheiro na mesma

O primeiro erro é bloquear a única cópia que tem com uma palavra-passe improvisada na hora. Não há recuperação, por isso uma palavra-passe esquecida significa que o conteúdo se perde para sempre. O segundo erro é o oposto: bloqueia o PDF mas deixa a digitalização original em Fotografias, o anexo enviado por email no Mail, um duplicado em Eliminados Recentemente durante mais trinta dias, e uma cópia na conversa onde o recebeu pela primeira vez. O ficheiro bloqueado é agora o único item protegido num conjunto de quatro, e os outros três são os que alguém acaba efetivamente por encontrar.

Remover a palavra-passe mais tarde é o passo que as pessoas presumem ser simples. No iPhone é possível desativar Requerer Palavra-passe a partir do mesmo menu Bloquear, mas apenas quando já se consegue abrir o documento. Um PDF que chegou bloqueado de um banco ou de uma clínica, com uma palavra-passe que nunca lhe foi dada, permanece fechado seja qual for a aplicação que experimente. Vale a pena referir mais uma armadilha: enviar a palavra-passe na mesma conversa que o ficheiro não protege nada, porque quem lê essa conversa fica com as duas metades.

Quando um cofre é melhor do que uma palavra-passe por ficheiro

Uma declaração de impostos, uma palavra-passe, enviada uma vez a uma pessoa: a Pré-visualização desempenha bem essa tarefa e deve utilizá-la. Uma coleção permanente de registos médicos, digitalizações de identificação, contratos e recibos de vencimento que abre a cada poucas semanas é uma tarefa completamente diferente. As palavras-passe por ficheiro deixam duas más opções. Ou cada documento recebe a sua própria palavra-passe, que acabará por esquecer, ou cada documento recebe a mesma palavra-passe, o que coloca toda a coleção a um palpite de sorte de distância de ficar aberta. Nenhuma das duas é um sistema de arquivo em que se possa confiar.

Um cofre encriptado inverte o problema. O Vaultaire encripta cada ficheiro com AES-256-GCM no próprio dispositivo, não exige conta e permanece fora do iCloud por predefinição, por isso um passaporte digitalizado ou um contrato assinado é ilegível para quem quer que aceda ao seu telefone, à sua biblioteca ou a uma cópia de segurança. Os documentos ficam dentro do cofre em vez de estarem numa pasta que qualquer pessoa pode percorrer, e desbloqueia-se uma vez em vez de ter de recordar uma palavra-passe separada por ficheiro. Gratuito até 5 cofres. Mantenha as cópias oficiais junto do emissor ou do seu contabilista, e mantenha as cópias de trabalho no cofre.

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Fontes

Perguntas Frequentes

Consigo proteger um PDF com palavra-passe no iPhone sem outra aplicação?

Sim. A Pré-visualização, a aplicação de PDF do iPhone, bloqueia um documento a partir do menu Bloquear, atrás do nome do ficheiro na parte superior do ecrã, sem qualquer aplicação de terceiros nem subscrição. Ative Requerer Palavra-passe, introduza a palavra-passe duas vezes, e o ficheiro fica encriptado no local.

Como removo uma palavra-passe de um PDF no iPhone?

Abra o ficheiro, desbloqueie-o com a palavra-passe atual e depois volte ao mesmo menu Bloquear e desative Requerer Palavra-passe. Isto só funciona quando já sabe a palavra-passe. Se o PDF chegou bloqueado de um banco ou de uma clínica e nunca lhe deram a palavra-passe, nada no iPhone o conseguirá abrir.

O que acontece se eu esquecer a palavra-passe do PDF?

O conteúdo torna-se irrecuperável. A encriptação de PDF não tem forma de reposição, o suporte da Apple não consegue abrir o ficheiro por si, e não fica guardada nenhuma chave de segurança na sua conta. Guarde a palavra-passe num gestor de palavras-passe assim que a definir, e mantenha uma cópia de trabalho desbloqueada num armazenamento encriptado se for um documento de que voltará a precisar.

Um PDF protegido com palavra-passe está seguro no iCloud Drive?

As páginas estão encriptadas, por isso uma cópia sincronizada não é legível sem a palavra-passe. O nome, o tamanho e a localização do ficheiro permanecem visíveis para quem percorra Ficheiros ou tenha sessão iniciada na sua conta, e quem tiver o ficheiro e a palavra-passe pode abri-lo em qualquer dispositivo. Uma palavra-passe oculta o conteúdo, não o facto de o documento existir.

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