Một bề mặt xanh navy đậm với một tờ tài liệu trống dựng đứng được niêm phong bên trong một khối lập phương két sắt nhỏ màu xanh ngọc trong mờ, trong khi ba bản sao giống hệt chưa niêm phong của cùng tờ tài liệu nằm phẳng mở bên cạnh.

Cách đặt mật khẩu bảo vệ PDF trên iPhone

Khóa một file PDF trên iPhone chỉ mất khoảng bốn thao tác chạm, và phần thường gặp sai sót không bao giờ là các thao tác chạm đó. Đó là những gì mật khẩu không bảo vệ được, và những gì xảy ra vào ngày bạn không thể nhớ ra nó.

Mở file PDF trong Preview trên iPhone, chạm vào tên file ở đầu màn hình, chạm Lock, bật Require Password, sau đó nhập cùng một mật khẩu vào cả hai ô. Tài liệu được mã hóa ngay tại chỗ và sẽ yêu cầu mật khẩu đó mỗi khi có ai mở nó, trên bất kỳ thiết bị nào. Hãy lưu mật khẩu ở một nơi mà bạn vẫn còn giữ được sau một năm, vì không có gì trên iPhone và không ai ở Apple có thể mở file này nếu thiếu mật khẩu đó.

Khóa PDF bằng Preview trong chưa đầy một phút

Mở file PDF trong Preview, ứng dụng PDF mà Apple cài sẵn trên iPhone, sau đó chạm vào tên file ở đầu màn hình để mở menu tài liệu. Chạm Lock, bật Require Password, và nhập cùng một mật khẩu vào cả ô Password và ô Verify. iPhone sẽ mã hóa tài liệu ngay tại chỗ, vì vậy lần tới khi ai đó chạm vào file đó, nó sẽ yêu cầu mật khẩu trước khi bất kỳ trang nào hiển thị. Toàn bộ quy trình mất chưa đầy một phút, và không cần ứng dụng của bên thứ ba, không cần đăng ký gói dịch vụ, cũng không cần tài khoản nào.

Có hai chi tiết quyết định đây có phải công cụ phù hợp hay không. Mật khẩu được thiết lập trên chính file đó chứ không phải trên ứng dụng, nên khóa này sẽ đi theo file PDF vào Mail, Messages, một ứng dụng nhắn tin, hay một ổ USB, và nó hoạt động giống hệt trên máy Mac hay máy Windows. Preview cũng không giữ chìa khóa dự phòng nào: không có khôi phục tài khoản, không có câu hỏi bảo mật, và không có kênh hỗ trợ nào để quay lại được vào tài liệu. Hãy ghi mật khẩu vào một trình quản lý mật khẩu trước khi bạn xác nhận, chứ không phải sau, vì file sẽ được mã hóa ngay khoảnh khắc bạn làm vậy.

Mật khẩu thực sự bảo vệ điều gì

Mật khẩu PDF mã hóa nội dung của tài liệu. Nó không ẩn tài liệu đi. File vẫn giữ nguyên tên, kích thước, ngày tháng, và vị trí trong bất kỳ thư mục nào bạn để nó lại, vì vậy bất kỳ ai lướt qua Files hay iCloud Drive vẫn thấy bạn đang giữ một tài liệu tên Settlement Agreement hay Bloodwork Results trong thư mục Documents của mình. Trong nhiều tình huống, tên file tiết lộ nhiều hơn cả nội dung các trang, và một ổ khóa tự quảng cáo bản thân như vậy là hình thức bảo mật riêng tư sai lệch cho bất cứ thứ gì bạn muốn không ai biết đến sự tồn tại của nó.

Mật khẩu cũng đi theo mọi bản sao. Gửi file PDF đã khóa cho một kế toán viên, mật khẩu đó trở thành chìa khóa vĩnh viễn cho bản sao đó, trên laptop của họ, trong kho lưu trữ email của họ, và trong các bản sao lưu của họ. Bạn không thể xoay vòng, làm hết hạn, hay thu hồi lại nó, và nếu sau này bạn đổi mật khẩu trên bản sao của chính mình, mọi bản sao đã phát tán ra ngoài vẫn tiếp tục mở được bằng mật khẩu cũ. Điều đó chấp nhận được cho một lần bàn giao duy nhất cho một người. Nhưng lại không phù hợp cho một tài liệu bạn gửi đi nhiều lần hoặc tiếp tục chia sẻ trong nhiều năm.

Những sai lầm khiến bạn bị khóa ngoài hoặc vẫn làm rò rỉ file

Sai lầm đầu tiên là khóa bản sao duy nhất bạn có bằng một mật khẩu bạn tự nghĩ ra ngay lúc đó. Không có cách khôi phục, nên quên mật khẩu đồng nghĩa nội dung mất vĩnh viễn. Sai lầm thứ hai là thất bại theo chiều ngược lại: bạn khóa file PDF nhưng lại để bản scan gốc trong Photos, file đính kèm email trong Mail, một bản sao trong Recently Deleted thêm ba mươi ngày nữa, và một bản sao trong bất kỳ đoạn chat nào bạn đã nhận file đó lần đầu. File đã khóa giờ là mục duy nhất được bảo vệ trong một tập gồm bốn bản, và ba bản còn lại mới là những bản mà ai đó thực sự tình cờ bắt gặp.

Gỡ mật khẩu về sau là bước mà mọi người thường cho là đơn giản. Trên iPhone bạn có thể tắt Require Password lại từ cùng menu Lock đó, nhưng chỉ khi bạn đã có thể mở tài liệu. Một file PDF đến từ ngân hàng hay phòng khám ở trạng thái đã khóa, với mật khẩu bạn chưa bao giờ được cấp, sẽ vẫn đóng bất kể bạn thử ứng dụng nào. Còn một cái bẫy nữa đáng nhắc tới: gửi mật khẩu trong cùng đoạn tin nhắn chứa file đó không bảo vệ được gì cả, vì bất kỳ ai đọc được đoạn tin nhắn đó giờ đã nắm cả hai nửa.

Khi nào két sắt vượt trội hơn mật khẩu theo từng file

Một tờ khai thuế, một mật khẩu, gửi một lần cho một người: Preview xử lý tốt công việc đó và bạn nên dùng nó. Một bộ sưu tập cố định gồm hồ sơ y tế, bản scan giấy tờ tùy thân, hợp đồng, và phiếu lương mà bạn mở ra vài tuần một lần lại là một công việc hoàn toàn khác. Mật khẩu theo từng file để bạn lại với hai lựa chọn tồi. Hoặc mỗi tài liệu có mật khẩu riêng, thứ mà cuối cùng bạn sẽ quên, hoặc mọi tài liệu dùng chung một mật khẩu, thứ khiến cả bộ sưu tập chỉ cách bị mở toang một lần đoán may mắn. Không cái nào trong số đó là một hệ thống lưu trữ bạn có thể tin cậy.

Một két sắt mã hóa đảo ngược vấn đề này. Vaultaire mã hóa mọi file bằng AES-256-GCM ngay trên thiết bị, không cần tài khoản, và mặc định không đưa lên iCloud, vì vậy một hộ chiếu đã scan hay một hợp đồng đã ký sẽ không thể đọc được đối với bất kỳ ai chạm được vào điện thoại của bạn, thư viện ảnh của bạn, hay một bản sao lưu. Các tài liệu sống bên trong két sắt thay vì nằm trong một thư mục mà ai cũng lướt qua được, và bạn chỉ cần mở khóa một lần thay vì phải nhớ một mật khẩu riêng cho từng file. Miễn phí cho tối đa 5 két sắt. Giữ các bản sao chính thức với đơn vị phát hành hoặc kế toán của bạn, và giữ các bản làm việc trong két sắt.

Hướng dẫn liên quan

Nguồn tham khảo

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể đặt mật khẩu bảo vệ PDF trên iPhone mà không cần ứng dụng khác không?

Có. Preview, ứng dụng PDF trên iPhone, khóa một tài liệu từ menu Lock nằm sau tên file ở đầu màn hình, không cần ứng dụng của bên thứ ba và không cần đăng ký gói dịch vụ nào. Bật Require Password, nhập mật khẩu hai lần, và file sẽ được mã hóa ngay tại chỗ.

Làm sao để gỡ mật khẩu khỏi một file PDF trên iPhone?

Mở file, mở khóa bằng mật khẩu hiện tại, sau đó quay lại cùng menu Lock đó và tắt Require Password. Cách này chỉ hiệu quả khi bạn đã biết mật khẩu. Nếu file PDF đến ở trạng thái đã khóa từ một ngân hàng hay phòng khám và bạn chưa bao giờ được cấp mật khẩu, không có gì trên iPhone mở được nó.

Điều gì xảy ra nếu tôi quên mật khẩu của file PDF?

Nội dung sẽ không thể khôi phục được. Mã hóa PDF không có cách đặt lại, bộ phận hỗ trợ của Apple không thể mở file giúp bạn, và không có chìa khóa dự phòng nào được lưu trong tài khoản của bạn. Hãy lưu mật khẩu vào một trình quản lý mật khẩu ngay khi bạn thiết lập nó, và giữ một bản làm việc chưa khóa trong bộ nhớ được mã hóa nếu đó là tài liệu bạn sẽ cần lại.

Một file PDF được bảo vệ bằng mật khẩu có an toàn trong iCloud Drive không?

Các trang đã được mã hóa, nên một bản sao đã đồng bộ sẽ không đọc được nếu thiếu mật khẩu. Tên file, kích thước, và vị trí vẫn hiển thị với bất kỳ ai lướt qua Files hay đã đăng nhập vào tài khoản của bạn, và bất kỳ ai nắm cả file lẫn mật khẩu đều có thể mở nó trên bất kỳ thiết bị nào. Mật khẩu ẩn nội dung đi, chứ không ẩn sự thật rằng tài liệu đó tồn tại.

Tải Vaultaire miễn phí