איך להגן על PDF בסיסמה באייפון

נעילת PDF באייפון לוקחת כארבע הקשות, והחלק שבדרך כלל משתבש הוא אף פעם לא ההקשות עצמן. זה מה שהסיסמה לא מכסה, ומה שקורה ביום שבו לא תזכרו אותה.

פתחו את קובץ ה-PDF בתצוגה מקדימה באייפון, הקישו על שם הקובץ בחלק העליון של המסך, הקישו על נעילה, הפעילו את דרוש סיסמה, ואז הקלידו את אותה סיסמה בשני השדות. המסמך מוצפן במקומו ומבקש את הסיסמה הזו בכל פעם שמישהו פותח אותו, בכל מכשיר. שמרו את הסיסמה במקום שיישאר אצלכם גם בעוד שנה, כי שום דבר באייפון ואף אחד באפל לא יכולים לפתוח את הקובץ בלעדיה.

נעלו PDF עם תצוגה מקדימה תוך פחות מדקה

פתחו את קובץ ה-PDF בתצוגה מקדימה, אפליקציית ה-PDF שאפל מספקת באייפון, ואז הקישו על שם הקובץ בחלק העליון של המסך כדי לפתוח את תפריט המסמך. הקישו על נעילה, הפעילו את דרוש סיסמה, והקלידו את אותה סיסמה בשדה סיסמה ובשדה אימות. האייפון מצפין את המסמך במקום שבו הוא נמצא, כך שבפעם הבאה שמישהו יקיש על אותו קובץ, הוא יתבקש להזין סיסמה עוד לפני שעמוד אחד נטען. כל התהליך לוקח הרבה פחות מדקה, ואינו דורש אפליקציה של צד שלישי, מנוי, או חשבון.

שני פרטים קובעים אם זהו הכלי הנכון עבורכם. הסיסמה נקבעת על הקובץ עצמו ולא על האפליקציה, כך שהנעילה נודדת יחד עם ה-PDF אל מייל, הודעות, אפליקציית צ'אט, או כונן USB, והיא מתנהגת באותו אופן גם על Mac או מחשב Windows. תצוגה מקדימה גם לא שומרת מפתח רזרבי: אין שחזור חשבון, אין שאלת אבטחה, ואין נתיב תמיכה בחזרה אל המסמך. כתבו את הסיסמה במנהל סיסמאות לפני שאתם מאשרים אותה, לא אחרי, כי הקובץ מוצפן ברגע שאתם עושים זאת.

מה הסיסמה בעצם מגנה עליו

סיסמת PDF מצפינה את תוכן המסמך. היא לא מסתירה את המסמך. הקובץ שומר על שמו, גודלו, תאריכו, ומקומו בכל תיקייה שהשארתם אותו בה, כך שמי שגולל בקבצים או ב-iCloud Drive עדיין רואה שאתם שומרים מסמך בשם הסכם פשרה או תוצאות בדיקות דם בתיקיית המסמכים שלכם. במצבים רבים שם הקובץ חושף יותר מהעמודים עצמם, ונעילה שמכריזה על עצמה היא צורת פרטיות לא נכונה לכל דבר שהייתם מעדיפים שאף אחד לא ידע שהוא קיים.

הסיסמה גם נודדת עם כל עותק. שלחו את ה-PDF הנעול לרואה חשבון, ואותה סיסמה הופכת למפתח הקבוע לאותו עותק, במחשב הנייד שלו, בארכיון המייל שלו, ובגיבויים שלו. אי אפשר לסובב אותה, לפוג אותה, או למשוך אותה בחזרה, ואם תשנו מאוחר יותר את הסיסמה בעותק שלכם, כל עותק שכבר יצא לדרך ימשיך להיפתח עם הישנה. זה קביל למסירה חד פעמית לאדם אחד. זה פחות מתאים למסמך שאתם שולחים שוב ושוב או ממשיכים לשתף לאורך שנים.

הטעויות שנועלות אתכם בחוץ או דולפות את הקובץ בכל זאת

הטעות הראשונה היא לנעול את העותק היחיד שיש לכם עם סיסמה שאלתרתם באותו רגע. אין שחזור, אז סיסמה שנשכחת פירושה שהתוכן אבד לצמיתות. הטעות השנייה היא הכישלון ההפוך: אתם נועלים את ה-PDF אבל משאירים את הסריקה המקורית בתמונות, את הקובץ המצורף במייל, עותק כפול בנמחקו לאחרונה לעוד שלושים יום, ועותק בכל צ'אט שבו קיבלתם אותו לראשונה. הקובץ הנעול הוא כעת הפריט המוגן היחיד מתוך ארבעה, והשלושה האחרים הם אלה שמישהו בפועל ייתקל בהם.

הסרת הסיסמה מאוחר יותר היא השלב שאנשים מניחים שיהיה פשוט. באייפון אפשר לכבות שוב את דרוש סיסמה מאותו תפריט נעילה, אבל רק כשאתם כבר יכולים לפתוח את המסמך. קובץ PDF שהגיע נעול מבנק או מרפאה, עם סיסמה שמעולם לא נמסרה לכם, יישאר סגור לא משנה באיזו אפליקציה תנסו. עוד מלכודת אחת ראויה לציון: שליחת הסיסמה באותו שרשור הודעות של הקובץ לא מגנה על כלום, כי כל מי שקורא את השרשור הזה מחזיק כעת בשני החצאים.

מתי כספת עדיפה על סיסמה לכל קובץ

דוח מס אחד, סיסמה אחת, נשלח פעם אחת לאדם אחד: תצוגה מקדימה מטפלת בעבודה הזו היטב וכדאי לכם להשתמש בה. אוסף קבוע של רשומות רפואיות, סריקות תעודת זהות, חוזים, ותלושי שכר שאתם פותחים כל כמה שבועות הוא עבודה שונה לחלוטין. סיסמאות לכל קובץ משאירות לכם שתי אפשרויות גרועות. או שלכל מסמך יש סיסמה משלו, שתשכחו בסופו של דבר, או שלכל מסמך יש אותה סיסמה, מה שמעמיד את כל האוסף במרחק ניחוש מוצלח אחד מלהיפתח. אף אחת מהאפשרויות האלה היא לא שיטת תיוק שאפשר לסמוך עליה.

כספת מוצפנת הופכת את הבעיה על פיה. Vaultaire מצפינה כל קובץ עם AES-256-GCM על המכשיר, לא דורשת חשבון, ונשארת מחוץ ל-iCloud כברירת מחדל, כך שדרכון סרוק או חוזה חתום בלתי קריאים לכל מי שמגיע לטלפון שלכם, לספרייה שלכם, או לגיבוי. המסמכים חיים בתוך הכספת במקום לשבת בתיקייה שכל אחד יכול לגלול בה, ואתם פותחים נעילה פעם אחת במקום לזכור סיסמה נפרדת לכל קובץ. בחינם עד 5 כספות. שמרו עותקים רשמיים אצל הגורם המנפיק או אצל רואה החשבון שלכם, ושמרו את עותקי העבודה בכספת.

מדריכים קשורים

• איך להגן על תיקייה בסיסמה באייפון
• איפה לשמור מסמכי מס באייפון
• נעילת פתקים לעומת כספת אמיתית באייפון
• אפליקציות כספת התמונות הטובות ביותר לאייפון

שאלות נפוצות

האם אפשר להגן על PDF בסיסמה באייפון בלי אפליקציה נוספת?

כן. תצוגה מקדימה, אפליקציית ה-PDF באייפון, נועלת מסמך מתפריט נעילה שנמצא מאחורי שם הקובץ בחלק העליון של המסך, בלי אפליקציית צד שלישי ובלי מנוי. הפעילו את דרוש סיסמה, הזינו את הסיסמה פעמיים, והקובץ מוצפן במקום שבו הוא נמצא.

איך מסירים סיסמה מקובץ PDF באייפון?

פתחו את הקובץ, בטלו את הנעילה עם הסיסמה הנוכחית, ואז חזרו לאותו תפריט נעילה וכבו את דרוש סיסמה. זה עובד רק כשאתם כבר יודעים את הסיסמה. אם קובץ ה-PDF הגיע נעול מבנק או מרפאה ומעולם לא קיבלתם את הסיסמה, שום דבר באייפון לא יפתח אותו.

מה קורה אם שוכחים את סיסמת ה-PDF?

התוכן אינו ניתן לשחזור. להצפנת PDF אין נתיב איפוס, התמיכה של אפל לא יכולה לפתוח את הקובץ עבורכם, ואין מפתח גיבוי שמור בחשבון שלכם. הכניסו את הסיסמה למנהל סיסמאות ברגע שאתם קובעים אותה, ושמרו עותק עבודה לא נעול באחסון מוצפן אם מדובר במסמך שתזדקקו לו שוב.

האם קובץ PDF מוגן בסיסמה בטוח ב-iCloud Drive?

העמודים מוצפנים, כך שעותק מסונכרן אינו קריא בלי הסיסמה. שם הקובץ, גודלו, ומיקומו נשארים גלויים לכל מי שגולל בקבצים או מחובר לחשבון שלכם, וכל מי שמחזיק גם את הקובץ וגם את הסיסמה יכול לפתוח אותו בכל מכשיר. סיסמה מסתירה את התוכן, לא את עובדת קיומו של המסמך.