Jak zabezpieczyć plik PDF hasłem na iPhonie

Zablokowanie pliku PDF na iPhonie zajmuje około czterech stuknięć, a problem nigdy nie tkwi w samych stuknięciach. Chodzi o to, czego hasło nie obejmuje, oraz o to, co dzieje się w dniu, w którym nie potrafisz go sobie przypomnieć.

Otwórz plik PDF w Podglądzie na iPhonie, stuknij nazwę pliku u góry ekranu, stuknij Zablokuj, włącz Wymagaj hasła, a następnie wpisz to samo hasło w obu polach. Dokument zostaje zaszyfrowany w miejscu, w którym się znajduje, i za każdym razem, gdy ktokolwiek go otwiera, na dowolnym urządzeniu, prosi o to hasło. Zapisz hasło w miejscu, w którym nadal będziesz je mieć za rok, ponieważ nic na iPhonie i nikt w Apple nie jest w stanie otworzyć tego pliku bez niego.

Zablokuj plik PDF w Podglądzie w mniej niż minutę

Otwórz plik PDF w Podglądzie, aplikacji do PDF, którą Apple dostarcza na iPhonie, a następnie stuknij nazwę pliku u góry ekranu, aby otworzyć menu dokumentu. Stuknij Zablokuj, włącz Wymagaj hasła i wpisz to samo hasło w polu Hasło oraz w polu Weryfikuj. iPhone szyfruje dokument dokładnie tam, gdzie się znajduje, więc następnym razem, gdy ktoś stuknie ten plik, poprosi o hasło, zanim wyświetli się choćby jedna strona. Cały proces zajmuje wyraźnie mniej niż minutę i nie wymaga żadnej aplikacji zewnętrznej, subskrypcji ani konta.

O tym, czy jest to właściwe narzędzie, decydują dwa szczegóły. Hasło jest ustawione na samym pliku, a nie na aplikacji, więc blokada podróżuje razem z plikiem PDF do Maila, Wiadomości, aplikacji do czatu czy pamięci USB i działa tak samo na Macu czy komputerze z Windowsem. Podgląd nie przechowuje też żadnego zapasowego klucza: nie ma odzyskiwania konta, pytania zabezpieczającego ani drogi wsparcia technicznego z powrotem do dokumentu. Zapisz hasło w menedżerze haseł, zanim je potwierdzisz, a nie po tym fakcie, ponieważ plik zostaje zaszyfrowany w tej właśnie chwili.

Co hasło faktycznie chroni

Hasło do pliku PDF szyfruje zawartość dokumentu. Nie ukrywa samego dokumentu. Plik zachowuje swoją nazwę, rozmiar, datę i miejsce w folderze, w którym go zostawiłeś, więc każdy, kto przegląda Pliki lub iCloud Drive, wciąż widzi, że w folderze Dokumenty przechowujesz plik o nazwie Ugoda lub Wyniki badań krwi. W wielu sytuacjach nazwa pliku zdradza więcej niż same strony, a blokada, która sama się ujawnia, to niewłaściwa forma prywatności dla czegokolwiek, o czego istnieniu wolałbyś, żeby nikt nie wiedział.

Hasło podróżuje też razem z każdą kopią. Wyślij zablokowany plik PDF do księgowego, a to jedno hasło stanie się trwałym kluczem do tej kopii, na jego laptopie, w jego archiwum poczty i w jego kopiach zapasowych. Nie możesz go zmienić rotacyjnie, unieważnić ani wycofać, a jeśli później zmienisz hasło we własnej kopii, każda kopia, która już wyszła w świat, nadal otwiera się starym hasłem. Jest to do zaakceptowania przy jednorazowym przekazaniu jednej osobie. Nie sprawdza się natomiast w przypadku dokumentu, który wysyłasz wielokrotnie albo którym dzielisz się przez lata.

Błędy, przez które zostajesz zablokowany albo plik i tak wycieka

Pierwszym błędem jest zablokowanie jedynej posiadanej kopii hasłem wymyślonym na poczekaniu. Nie ma możliwości odzyskania, więc zapomniane hasło oznacza, że zawartość przepada na zawsze. Drugi błąd to porażka odwrotna: blokujesz plik PDF, ale zostawiasz oryginalny skan w Zdjęciach, załącznik e mailowy w Mailu, duplikat w folderze Ostatnio usunięte na kolejne trzydzieści dni oraz kopię w czacie, w którym pierwotnie go otrzymałeś. Zablokowany plik jest teraz jedynym zabezpieczonym elementem w zbiorze czterech, a to na pozostałe trzy ktoś faktycznie się natknie.

Ludzie zakładają, że usunięcie hasła w późniejszym czasie będzie proste. Na iPhonie możesz ponownie wyłączyć Wymagaj hasła z tego samego menu Zablokuj, ale tylko wtedy, gdy jesteś już w stanie otworzyć dokument. Plik PDF, który przyszedł zablokowany z banku albo z przychodni, z hasłem, którego nigdy ci nie podano, pozostaje zamknięty bez względu na to, jakiej aplikacji spróbujesz użyć. Warto wymienić jeszcze jedną pułapkę: wysłanie hasła w tym samym wątku wiadomości co plik nie chroni absolutnie niczego, ponieważ każdy, kto czyta ten wątek, ma teraz w rękach obie połowy.

Kiedy sejf jest lepszy niż hasło do pojedynczego pliku

Jedno zeznanie podatkowe, jedno hasło, wysłane raz do jednej osoby: Podgląd radzi sobie z tym zadaniem dobrze i warto go w takiej sytuacji używać. Stały zbiór dokumentacji medycznej, skanów dowodów tożsamości, umów i pasków wypłat, który otwierasz co kilka tygodni, to zupełnie inne zadanie. Hasła dla pojedynczych plików zostawiają ci dwie złe opcje. Albo każdy dokument dostaje własne hasło, które w końcu zapomnisz, albo każdy dokument dostaje to samo hasło, przez co cała kolekcja jest o jedno trafne odgadnięcie od otwarcia. Żadne z tych rozwiązań nie jest systemem archiwizacji, na którym można polegać.

Zaszyfrowany sejf odwraca ten problem. Vaultaire szyfruje każdy plik za pomocą AES-256-GCM bezpośrednio na urządzeniu, nie wymaga konta i domyślnie pozostaje poza iCloud, dzięki czemu zeskanowany paszport czy podpisana umowa są nieczytelne dla każdego, kto uzyska dostęp do twojego telefonu, biblioteki zdjęć albo kopii zapasowej. Dokumenty żyją wewnątrz sejfu zamiast leżeć w folderze, który każdy może przejrzeć, a ty odblokowujesz go jednorazowo, zamiast pamiętać osobne hasło do każdego pliku. Bezpłatnie do 5 sejfów. Oficjalne kopie zostaw u wystawcy dokumentu lub u swojego księgowego, a kopie robocze trzymaj w sejfie.

Powiązane poradniki

• Jak zabezpieczyć folder hasłem na iPhonie
• Gdzie przechowywać dokumenty podatkowe na iPhonie
• Zablokowane Notatki kontra prawdziwy sejf na iPhonie
• Najlepsze aplikacje sejfu na zdjęcia dla iPhone'a

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zabezpieczyć plik PDF na iPhonie hasłem bez użycia innej aplikacji?

Tak. Podgląd, aplikacja do PDF na iPhonie, blokuje dokument z poziomu menu Zablokuj, ukrytego pod nazwą pliku u góry ekranu, bez żadnej aplikacji zewnętrznej i bez subskrypcji. Włącz Wymagaj hasła, wpisz hasło dwukrotnie, a plik zostanie zaszyfrowany dokładnie tam, gdzie się znajduje.

Jak usunąć hasło z pliku PDF na iPhonie?

Otwórz plik, odblokuj go bieżącym hasłem, a następnie wróć do tego samego menu Zablokuj i wyłącz opcję Wymagaj hasła. Działa to tylko wtedy, gdy już znasz hasło. Jeśli plik PDF przyszedł zablokowany z banku albo z przychodni, a hasła nigdy ci nie podano, nic na iPhonie go nie otworzy.

Co się stanie, jeśli zapomnę hasła do pliku PDF?

Zawartość jest nie do odzyskania. Szyfrowanie PDF nie ma żadnej ścieżki resetu, wsparcie techniczne Apple nie może otworzyć pliku za ciebie, a w twoim koncie nie jest przechowywany żaden klucz zapasowy. Zapisz hasło w menedżerze haseł w chwili, gdy je ustawiasz, a jeśli to dokument, który jeszcze będzie ci potrzebny, przechowuj też odblokowaną kopię roboczą w zaszyfrowanym miejscu przechowywania.

Czy plik PDF zabezpieczony hasłem jest bezpieczny w iCloud Drive?

Strony są zaszyfrowane, więc zsynchronizowana kopia nie jest czytelna bez hasła. Nazwa pliku, jego rozmiar i lokalizacja pozostają widoczne dla każdego, kto przegląda Pliki albo jest zalogowany na twoje konto, a każdy, kto ma zarówno plik, jak i hasło, może go otworzyć na dowolnym urządzeniu. Hasło ukrywa zawartość, a nie sam fakt, że dokument istnieje.