En mörkblå yta med ett upprättstående, tomt dokumentblad förseglat inuti en liten, halvtransparent, blågrön valvkub, medan tre identiska, oförseglade kopior av samma blad ligger öppna och platta bredvid.

Så lösenordsskyddar du en PDF på iPhone

Att låsa en PDF på en iPhone tar ungefär fyra tryck, och det som går fel är aldrig själva trycken. Det handlar om det lösenordet inte täcker, och vad som händer den dag du inte kommer ihåg det.

Öppna PDF:en i Förhandsvisning på iPhone, tryck på filnamnet högst upp på skärmen, tryck på Lås, slå på Kräv lösenord och skriv sedan samma lösenord i båda fälten. Dokumentet krypteras på plats och frågar efter det lösenordet varje gång någon öppnar det, på vilken enhet som helst. Spara lösenordet någonstans där du fortfarande har kvar det om ett år, för ingenting på iPhone och ingen på Apple kan öppna filen utan det.

Lås en PDF med Förhandsvisning på under en minut

Öppna PDF:en i Förhandsvisning, PDF appen som Apple levererar på iPhone, och tryck sedan på filnamnet högst upp på skärmen för att öppna dokumentmenyn. Tryck på Lås, slå på Kräv lösenord och skriv samma lösenord i fältet Lösenord och i fältet Verifiera. iPhone krypterar dokumentet där det ligger, så nästa gång någon trycker på den filen frågar den efter lösenordet innan en enda sida visas. Hela processen tar gott och väl under en minut, och den kräver ingen app från tredje part, inget abonnemang och inget konto.

Två detaljer avgör om det här är rätt verktyg. Lösenordet sätts på själva filen snarare än på appen, så låset följer med PDF:en in i Mail, Meddelanden, en chattapp eller ett USB minne, och det beter sig likadant på en Mac eller en Windows dator. Förhandsvisning behåller heller ingen reservnyckel: det finns ingen kontoåterställning, ingen säkerhetsfråga och ingen supportväg tillbaka in i dokumentet. Skriv ner lösenordet i en lösenordshanterare innan du bekräftar det, inte efteråt, eftersom filen krypteras i samma stund som du gör det.

Vad lösenordet faktiskt skyddar

Ett PDF lösenord krypterar innehållet i dokumentet. Det döljer inte dokumentet. Filen behåller sitt namn, sin storlek, sitt datum och sin plats i vilken mapp du än lämnade den i, så den som bläddrar genom Filer eller iCloud Drive ser fortfarande att du har ett dokument som heter Förlikningsavtal eller Blodprovssvar i din mapp Dokument. I många situationer avslöjar filnamnet mer än sidorna skulle göra, och ett lås som annonserar sig självt är fel form av integritet för något du hellre skulle vilja att ingen visste existerade.

Lösenordet följer också med varje kopia. Skicka den låsta PDF:en till en revisor, och det ena lösenordet blir den permanenta nyckeln till den kopian, på hans laptop, i hans mailarkiv och i hans säkerhetskopior. Du kan inte byta ut det, låta det gå ut eller dra tillbaka det, och om du senare ändrar lösenordet på din egen kopia fortsätter varje kopia som redan är ute i världen att öppnas med det gamla. Det är acceptabelt för en enstaka överlämning till en person. Det passar dåligt för ett dokument du skickar upprepade gånger eller fortsätter dela under flera år.

Misstagen som stänger ute dig eller läcker filen ändå

Det första misstaget är att låsa den enda kopia du har med ett lösenord du improviserade fram i stunden. Det finns ingen återställning, så ett glömt lösenord innebär att innehållet är borta för gott. Det andra misstaget är den motsatta felen: du låser PDF:en men lämnar kvar originalskanningen i Foton, mailbilagan i Mail, en duplett i Nyligen borttagna i ytterligare trettio dagar och en kopia i vilken chatt du än fick den i från början. Den låsta filen är nu det enda skyddade objektet i en uppsättning på fyra, och de andra tre är de som någon faktiskt snubblar över.

Att ta bort lösenordet senare är steget folk antar kommer att vara enkelt. På iPhone kan du slå av Kräv lösenord igen från samma Lås meny, men bara när du redan kan öppna dokumentet. En PDF som anlände låst från en bank eller en klinik, med ett lösenord du aldrig fick, förblir stängd oavsett vilken app du provar. Ytterligare en fälla är värd att nämna: att skicka lösenordet i samma meddelandetråd som filen skyddar ingenting alls, eftersom den som läser tråden nu har båda halvorna.

När ett valv slår ett lösenord per fil

En deklaration, ett lösenord, skickat en gång till en person: Förhandsvisning klarar den uppgiften bra och du bör använda den då. En stående samling medicinska journaler, ID skanningar, kontrakt och lönebesked som du öppnar var några veckor är en helt annan uppgift. Lösenord per fil ger dig två dåliga alternativ. Antingen får varje dokument sitt eget lösenord, vilket du så småningom glömmer, eller så får varje dokument samma lösenord, vilket gör att hela samlingen bara är en lyckad gissning ifrån att ligga öppen. Ingetdera är ett arkiveringssystem du kan lita på.

Ett krypterat valv vänder på problemet. Vaultaire krypterar varje fil med AES-256-GCM på enheten, kräver inget konto och stannar utanför iCloud som standard, så ett skannat pass eller ett undertecknat kontrakt är oläsligt för den som kommer åt din telefon, ditt bibliotek eller en säkerhetskopia. Dokumenten finns inuti valvet istället för att ligga i en mapp vem som helst kan bläddra igenom, och du låser upp en gång istället för att komma ihåg ett separat lösenord per fil. Gratis för upp till 5 valv. Behåll officiella kopior hos utfärdaren eller din revisor, och behåll arbetskopiorna i valvet.

Relaterade guider

Källor

Vanliga frågor

Kan jag lösenordsskydda en PDF på iPhone utan en annan app?

Ja. Förhandsvisning, PDF appen på iPhone, låser ett dokument via Lås menyn bakom filnamnet högst upp på skärmen, utan någon app från tredje part och utan abonnemang. Slå på Kräv lösenord, ange lösenordet två gånger, och filen krypteras där den ligger.

Hur tar jag bort ett lösenord från en PDF på iPhone?

Öppna filen, lås upp den med det nuvarande lösenordet, gå sedan tillbaka till samma Lås meny och slå av Kräv lösenord. Det fungerar bara om du redan känner till lösenordet. Om PDF:en anlände låst från en bank eller en klinik och du aldrig fick lösenordet kommer ingenting på iPhone att öppna den.

Vad händer om jag glömmer PDF lösenordet?

Innehållet går inte att återställa. PDF kryptering har ingen återställningsväg, Apples support kan inte öppna filen åt dig, och ingen reservnyckel lagras i ditt konto. Lägg lösenordet i en lösenordshanterare i samma stund som du anger det, och behåll en olåst arbetskopia i krypterad lagring om det är ett dokument du kommer att behöva igen.

Är en lösenordsskyddad PDF säker i iCloud Drive?

Sidorna är krypterade, så en synkad kopia går inte att läsa utan lösenordet. Filnamnet, storleken och platsen förblir synliga för alla som bläddrar i Filer eller är inloggade på ditt konto, och den som har både filen och lösenordet kan öppna den på vilken enhet som helst. Ett lösenord döljer innehållet, inte det faktum att dokumentet existerar.

Ladda ner Vaultaire gratis