Μια σκούρα βαθυγάλαζη επιφάνεια πάνω στην οποία στέκεται ένα λευκό φύλλο εγγράφου, σφραγισμένο μέσα σε έναν μικρό ημιδιαφανή κύβο θησαυροφυλακίου σε γαλαζοπράσινο χρώμα, ενώ τρία πανομοιότυπα, μη σφραγισμένα αντίγραφα του ίδιου φύλλου βρίσκονται ανοιχτά και επίπεδα δίπλα του.

Πώς να Προστατεύσετε ένα PDF με Κωδικό Πρόσβασης στο iPhone

Το κλείδωμα ενός PDF σε ένα iPhone διαρκεί περίπου τέσσερα πατήματα, και το σημείο που πάει στραβά δεν είναι ποτέ τα πατήματα. Είναι αυτό που δεν καλύπτει ο κωδικός πρόσβασης, και το τι συμβαίνει τη μέρα που δεν μπορείτε να τον θυμηθείτε.

Ανοίξτε το PDF στην Προεπισκόπηση στο iPhone, πατήστε το όνομα του αρχείου στο επάνω μέρος της οθόνης, πατήστε Κλείδωμα, ενεργοποιήστε την Απαίτηση Κωδικού Πρόσβασης και έπειτα πληκτρολογήστε τον ίδιο κωδικό και στα δύο πεδία. Το έγγραφο κρυπτογραφείται επί τόπου και ζητά αυτόν τον κωδικό κάθε φορά που κάποιος το ανοίγει, σε οποιαδήποτε συσκευή. Αποθηκεύστε τον κωδικό πρόσβασης κάπου όπου θα τον έχετε ακόμη σε έναν χρόνο, επειδή τίποτα στο iPhone και κανείς στην Apple δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο χωρίς αυτόν.

Κλειδώστε ένα PDF με την Προεπισκόπηση σε λιγότερο από ένα λεπτό

Ανοίξτε το PDF στην Προεπισκόπηση, την εφαρμογή PDF που η Apple περιλαμβάνει στο iPhone, και έπειτα πατήστε το όνομα του αρχείου στο επάνω μέρος της οθόνης για να ανοίξετε το μενού του εγγράφου. Πατήστε Κλείδωμα, ενεργοποιήστε την Απαίτηση Κωδικού Πρόσβασης και πληκτρολογήστε τον ίδιο κωδικό στα πεδία Κωδικός Πρόσβασης και Επαλήθευση. Το iPhone κρυπτογραφεί το έγγραφο εκεί όπου βρίσκεται, οπότε την επόμενη φορά που κάποιος πατήσει αυτό το αρχείο, θα ζητηθεί ο κωδικός πρόσβασης πριν εμφανιστεί έστω και μία σελίδα. Όλη η διαδικασία διαρκεί πολύ λιγότερο από ένα λεπτό και δεν χρειάζεται καμία εφαρμογή τρίτου κατασκευαστή, καμία συνδρομή και κανέναν λογαριασμό.

Δύο λεπτομέρειες καθορίζουν αν αυτό είναι το κατάλληλο εργαλείο. Ο κωδικός πρόσβασης ορίζεται στο ίδιο το αρχείο και όχι στην εφαρμογή, οπότε το κλείδωμα ταξιδεύει μαζί με το PDF στο Mail, στα Μηνύματα, σε μια εφαρμογή συνομιλίας ή σε ένα USB stick, και συμπεριφέρεται με τον ίδιο τρόπο σε Mac ή σε υπολογιστή Windows. Η Προεπισκόπηση επίσης δεν κρατά κανένα εφεδρικό κλειδί: δεν υπάρχει ανάκτηση λογαριασμού, δεν υπάρχει ερώτηση ασφαλείας και δεν υπάρχει διαδρομή υποστήριξης πίσω στο έγγραφο. Γράψτε τον κωδικό πρόσβασης σε έναν διαχειριστή κωδικών πριν τον επιβεβαιώσετε, όχι μετά, επειδή το αρχείο κρυπτογραφείται τη στιγμή που το κάνετε.

Τι προστατεύει πραγματικά ο κωδικός πρόσβασης

Ένας κωδικός πρόσβασης PDF κρυπτογραφεί το περιεχόμενο του εγγράφου. Δεν κρύβει το έγγραφο. Το αρχείο διατηρεί το όνομά του, το μέγεθός του, την ημερομηνία του και τη θέση του στον όποιο φάκελο το αφήσατε, οπότε όποιος περιηγείται στα Αρχεία ή στο iCloud Drive εξακολουθεί να βλέπει ότι κρατάτε ένα έγγραφο με όνομα Συμφωνία Διακανονισμού ή Αποτελέσματα Εξετάσεων Αίματος στον φάκελο Έγγραφα. Σε αρκετές περιπτώσεις το όνομα του αρχείου αποκαλύπτει περισσότερα από όσα θα αποκάλυπταν οι σελίδες, και ένα κλείδωμα που διαφημίζει τον εαυτό του είναι η λάθος μορφή ιδιωτικότητας για οτιδήποτε θα προτιμούσατε να μην γνωρίζει κανείς ότι υπάρχει.

Ο κωδικός πρόσβασης ταξιδεύει επίσης με κάθε αντίγραφο. Στείλτε το κλειδωμένο PDF σε έναν λογιστή και αυτός ο ένας κωδικός γίνεται το μόνιμο κλειδί για εκείνο το αντίγραφο, στο λάπτοπ του, στο αρχείο αλληλογραφίας του και στα αντίγραφα ασφαλείας του. Δεν μπορείτε να τον αλλάξετε περιοδικά, να τον λήξετε ή να τον ανακαλέσετε, και αν αργότερα αλλάξετε τον κωδικό στο δικό σας αντίγραφο, κάθε αντίγραφο που κυκλοφορεί ήδη συνεχίζει να ανοίγει με τον παλιό. Αυτό είναι αποδεκτό για μία μεμονωμένη παράδοση σε ένα άτομο. Δεν ταιριάζει καλά σε ένα έγγραφο που στέλνετε επανειλημμένα ή συνεχίζετε να μοιράζεστε επί χρόνια.

Τα λάθη που σας κλειδώνουν έξω ή διαρρέουν το αρχείο ούτως ή άλλως

Το πρώτο λάθος είναι να κλειδώσετε το μοναδικό αντίγραφο που έχετε με έναν κωδικό πρόσβασης που αυτοσχεδιάσατε τη στιγμή εκείνη. Δεν υπάρχει ανάκτηση, οπότε ένας ξεχασμένος κωδικός σημαίνει ότι το περιεχόμενο χάνεται οριστικά. Το δεύτερο λάθος είναι το αντίθετο σφάλμα: κλειδώνετε το PDF αλλά αφήνετε την αρχική σάρωση στις Φωτογραφίες, το συνημμένο μέσω email στο Mail, ένα διπλότυπο στα Πρόσφατα Διαγραμμένα για ακόμη τριάντα ημέρες, και ένα αντίγραφο στη συνομιλία από την οποία το λάβατε αρχικά. Το κλειδωμένο αρχείο είναι πλέον το μόνο προστατευμένο στοιχείο σε ένα σύνολο τεσσάρων, και τα άλλα τρία είναι αυτά που κάποιος στην πραγματικότητα θα ανακαλύψει τυχαία.

Η αφαίρεση του κωδικού πρόσβασης αργότερα είναι το βήμα που ο κόσμος υποθέτει ότι θα είναι απλό. Στο iPhone μπορείτε να απενεργοποιήσετε ξανά την Απαίτηση Κωδικού Πρόσβασης από το ίδιο μενού Κλείδωμα, αλλά μόνο όταν μπορείτε ήδη να ανοίξετε το έγγραφο. Ένα PDF που έφτασε κλειδωμένο από μια τράπεζα ή μια κλινική, με έναν κωδικό πρόσβασης που ποτέ δεν σας δόθηκε, παραμένει κλειστό όποια εφαρμογή κι αν δοκιμάσετε. Αξίζει να αναφερθεί ακόμη μία παγίδα: η αποστολή του κωδικού πρόσβασης στην ίδια συνομιλία με το αρχείο δεν προστατεύει τίποτα, επειδή όποιος διαβάσει εκείνη τη συνομιλία έχει πλέον και τα δύο μισά.

Πότε ένα θησαυροφυλάκιο υπερτερεί ενός κωδικού πρόσβασης ανά αρχείο

Μία φορολογική δήλωση, ένας κωδικός πρόσβασης, που στέλνεται μία φορά σε ένα άτομο: η Προεπισκόπηση κάνει καλά αυτή τη δουλειά και θα πρέπει να τη χρησιμοποιήσετε. Μια μόνιμη συλλογή ιατρικών αρχείων, σαρώσεων ταυτότητας, συμβολαίων και αποδείξεων μισθοδοσίας που ανοίγετε κάθε λίγες εβδομάδες είναι μια εντελώς διαφορετική δουλειά. Οι κωδικοί πρόσβασης ανά αρχείο σας αφήνουν δύο κακές επιλογές. Είτε κάθε έγγραφο αποκτά τον δικό του κωδικό πρόσβασης, τον οποίο τελικά θα ξεχάσετε, είτε κάθε έγγραφο αποκτά τον ίδιο κωδικό πρόσβασης, κάτι που φέρνει ολόκληρη τη συλλογή μία τυχερή εικασία μακριά από το να ανοιχτεί. Καμία από τις δύο δεν είναι ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο οποίο μπορείτε να βασιστείτε.

Ένα κρυπτογραφημένο θησαυροφυλάκιο αντιστρέφει το πρόβλημα. Το Vaultaire κρυπτογραφεί κάθε αρχείο με AES-256-GCM πάνω στη συσκευή, δεν απαιτεί λογαριασμό και παραμένει εκτός iCloud από προεπιλογή, οπότε ένα σαρωμένο διαβατήριο ή ένα υπογεγραμμένο συμβόλαιο είναι μη αναγνώσιμο για όποιον φτάσει στο τηλέφωνό σας, στη βιβλιοθήκη σας ή σε ένα αντίγραφο ασφαλείας. Τα έγγραφα βρίσκονται μέσα στο θησαυροφυλάκιο αντί να κάθονται σε έναν φάκελο που μπορεί να περιηγηθεί ο καθένας, και ξεκλειδώνετε μία φορά αντί να θυμάστε ξεχωριστό κωδικό πρόσβασης για κάθε αρχείο. Δωρεάν για έως 5 θησαυροφυλάκια. Κρατήστε τα επίσημα αντίγραφα στον εκδότη ή στον λογιστή σας, και κρατήστε τα αντίγραφα εργασίας στο θησαυροφυλάκιο.

Σχετικοί οδηγοί

Πηγές

Συχνές Ερωτήσεις

Μπορώ να προστατεύσω ένα PDF με κωδικό πρόσβασης στο iPhone χωρίς άλλη εφαρμογή;

Ναι. Η Προεπισκόπηση, η εφαρμογή PDF στο iPhone, κλειδώνει ένα έγγραφο από το μενού Κλείδωμα πίσω από το όνομα του αρχείου στο επάνω μέρος της οθόνης, χωρίς καμία εφαρμογή τρίτου κατασκευαστή και καμία συνδρομή. Ενεργοποιήστε την Απαίτηση Κωδικού Πρόσβασης, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης δύο φορές, και το αρχείο κρυπτογραφείται εκεί όπου βρίσκεται.

Πώς αφαιρώ έναν κωδικό πρόσβασης από ένα PDF στο iPhone;

Ανοίξτε το αρχείο, ξεκλειδώστε το με τον τρέχοντα κωδικό πρόσβασης και έπειτα επιστρέψτε στο ίδιο μενού Κλείδωμα και απενεργοποιήστε την Απαίτηση Κωδικού Πρόσβασης. Αυτό λειτουργεί μόνο όταν ήδη γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης. Αν το PDF έφτασε κλειδωμένο από μια τράπεζα ή μια κλινική και ποτέ δεν σας δόθηκε ο κωδικός πρόσβασης, τίποτα στο iPhone δεν θα το ανοίξει.

Τι συμβαίνει αν ξεχάσω τον κωδικό πρόσβασης του PDF;

Το περιεχόμενο γίνεται μη ανακτήσιμο. Η κρυπτογράφηση PDF δεν έχει διαδρομή επαναφοράς, η υποστήριξη της Apple δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο για εσάς, και κανένα εφεδρικό κλειδί δεν αποθηκεύεται στον λογαριασμό σας. Βάλτε τον κωδικό πρόσβασης σε έναν διαχειριστή κωδικών τη στιγμή που τον ορίζετε, και κρατήστε ένα ξεκλείδωτο αντίγραφο εργασίας σε κρυπτογραφημένο αποθηκευτικό χώρο αν πρόκειται για έγγραφο που θα χρειαστείτε ξανά.

Είναι ασφαλές ένα PDF προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης στο iCloud Drive;

Οι σελίδες είναι κρυπτογραφημένες, οπότε ένα συγχρονισμένο αντίγραφο δεν είναι αναγνώσιμο χωρίς τον κωδικό πρόσβασης. Το όνομα, το μέγεθος και η τοποθεσία του αρχείου παραμένουν ορατά σε όποιον περιηγείται στα Αρχεία ή έχει συνδεθεί στον λογαριασμό σας, και όποιος έχει και το αρχείο και τον κωδικό πρόσβασης μπορεί να το ανοίξει σε οποιαδήποτε συσκευή. Ένας κωδικός πρόσβασης κρύβει το περιεχόμενο, όχι το γεγονός ότι το έγγραφο υπάρχει.

Λήψη του Vaultaire Δωρεάν