如何在 iPhone 上為 PDF 設定密碼保護
在 iPhone 上鎖定一份 PDF 大約只要四個步驟,而真正容易出問題的從來不是這幾個步驟本身,而是密碼保護不到的地方,以及你哪天想不起密碼時會發生的事。
在 iPhone 的 Preview 中開啟 PDF,輕點畫面上方的檔案名稱,輕點「鎖定」,開啟「需要密碼」,然後在兩個欄位輸入相同的密碼。文件會就地加密,之後任何人在任何裝置上開啟它都會被要求輸入這組密碼。把密碼存在一年後你依然找得到的地方,因為沒有 iPhone 上的任何東西、也沒有 Apple 的任何人能在沒有密碼的情況下打開這份檔案。
用 Preview 在一分鐘內鎖定 PDF
在 Apple 內建於 iPhone 的 PDF 應用程式 Preview 中開啟 PDF,然後輕點畫面上方的檔案名稱以開啟文件選單。輕點「鎖定」,開啟「需要密碼」,並在「密碼」欄位和「驗證」欄位輸入相同的密碼。iPhone 會就地為文件加密,因此下次有人輕點那個檔案時,系統會在任何一頁顯示之前先要求輸入密碼。整個流程遠遠不到一分鐘,不需要任何第三方應用程式,不需要訂閱,也不需要帳號。
有兩個細節決定這個工具是否適合你。密碼是設定在檔案本身,而不是設定在應用程式上,所以這個鎖會跟著 PDF 一起進入 Mail、訊息、聊天應用程式或 USB 隨身碟,而且在 Mac 或 Windows 電腦上運作方式完全相同。Preview 也不會保留任何備用金鑰:沒有帳號救援,沒有安全問題,也沒有任何支援管道能讓你重新進入文件。請在確認密碼之前就把它寫進密碼管理工具,而不是之後才寫,因為你一按下確認,檔案就會被加密。
密碼實際上保護的是什麼
PDF 密碼加密的是文件的內容,並不會隱藏這份文件。檔案仍然保留原本的名稱、大小、日期,以及你留下它的資料夾位置,所以任何在「檔案」App 或 iCloud 雲碟裡瀏覽的人,依然看得到你的「文件」資料夾裡有一份名叫「和解協議」或「血液檢查結果」的文件。在許多情況下,檔案名稱洩漏的資訊其實比內頁還多,而一個明擺著昭告自己存在的鎖,對任何你希望沒人知道它存在的東西來說,都是錯誤的隱私方式。
密碼也會跟著每一份副本一起流傳。把鎖定的 PDF 寄給會計師,那組密碼就會變成那份副本永久的鑰匙,存在於對方的筆電、郵件封存,以及備份裡。你無法輪替、無法讓它過期,也無法收回,而且就算你之後在自己的副本上改了密碼,所有已經流出去的副本仍然能用舊密碼打開。對於一次性交給某一個人來說,這是可以接受的。但對於你會反覆寄送、或多年來持續分享的文件來說,這就不是好選擇。
會讓你被鎖在外面、或依然洩漏檔案的錯誤做法
第一個錯誤,是用臨時想出來的密碼鎖住你手上唯一的副本。因為沒有救援機制,忘記密碼就代表內容永遠消失。第二個錯誤剛好相反:你鎖住了 PDF,卻把原始掃描檔留在「照片」裡,把電子郵件附件留在 Mail 裡,把一份副本留在還會保留三十天的「最近刪除」裡,再加上你最初收到這份檔案的那個聊天視窗裡的另一份副本。鎖定的檔案如今只是四份副本裡唯一受保護的那一份,而其他三份才是別人真正有可能不小心碰到的。
事後移除密碼是大家常常以為很簡單的步驟。在 iPhone 上,你可以從同一個「鎖定」選單重新關閉「需要密碼」,但前提是你當下已經能打開這份文件。從銀行或診所收到、本身就是鎖定狀態、而你從來沒拿到密碼的 PDF,無論你嘗試哪個應用程式都一樣打不開。還有一個值得特別提出的陷阱:把密碼寄在跟檔案同一則訊息串裡,等於完全沒有保護,因為任何讀得到那則訊息串的人,現在同時握有兩個部分。
什麼時候保險箱勝過逐檔密碼
一份報稅文件、一組密碼、寄一次給一個人:Preview 能把這件事處理得很好,你應該用它。但一個你每隔幾週就會打開一次的長期文件集合,包含病歷、身分證件掃描檔、合約和薪資單,是完全不同層次的工作。逐檔密碼只會留給你兩個糟糕的選擇。要嘛每份文件都用自己的密碼,結果你最終會忘記;要嘛每份文件都用同一組密碼,結果整個集合只差一次幸運的猜測就會全部曝光。這兩者都不是你能依賴的歸檔系統。
加密保險箱把這個問題反過來解決。Vaultaire 在裝置上以 AES-256-GCM 為每個檔案加密,不需要帳號,預設也不會同步到 iCloud,所以一份掃描的護照或一份已簽署的合約,對任何拿得到你手機、你的圖庫或備份的人來說都無法讀取。這些文件存放在保險箱裡,而不是放在誰都能滑過去看的資料夾中,而且你只需要解鎖一次,不必為每個檔案分別記住不同的密碼。最多 5 個保險箱免費使用。把正式副本留在發證機構或你的會計師那裡,把工作用副本留在保險箱裡。
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資料來源
常見問題
我可以不用其他應用程式,就在 iPhone 上為 PDF 設定密碼保護嗎？
可以。iPhone 內建的 PDF 應用程式 Preview,能從畫面上方檔案名稱後方的「鎖定」選單鎖定文件,不需要第三方應用程式,也不需要訂閱。開啟「需要密碼」,輸入兩次密碼,檔案就會就地加密。
如何在 iPhone 上移除 PDF 的密碼？
開啟檔案,用目前的密碼解鎖,然後回到同一個「鎖定」選單,關閉「需要密碼」。這個方法只有在你已經知道密碼時才有效。如果這份 PDF 是從銀行或診所以鎖定狀態送來,而你從未拿到密碼,iPhone 上沒有任何方法能打開它。
如果我忘記 PDF 密碼會怎麼樣？
內容將無法救回。PDF 加密沒有重設途徑,Apple 支援團隊無法替你打開檔案,你的帳號裡也不會存有任何備用金鑰。請在設定密碼的當下就把它存進密碼管理工具,如果這是一份你之後還會用到的文件,就在加密儲存空間裡保留一份未鎖定的工作副本。
設有密碼保護的 PDF 放在 iCloud 雲碟裡安全嗎？
頁面內容已經加密,所以同步的副本在沒有密碼的情況下無法讀取。但檔案名稱、大小和位置,對任何瀏覽「檔案」App、或登入你帳號的人來說仍然可見,而且任何同時握有檔案和密碼的人,都能在任何裝置上打開它。密碼隱藏的是內容,而不是這份文件存在的事實。