Tamna mornarsko plava površina na kojoj stoji jedan uspravan prazan list dokumenta zapečaćen unutar male prozirne tirkizne kocke trezora, dok tri identične nezapečaćene kopije istog lista leže otvorene i ravne pored nje.

Kako zaštititi PDF lozinkom na iPhoneu

Zaključavanje PDF datoteke na iPhoneu traje otprilike četiri dodira, a dio koji zna zakazati nikad nisu ti dodiri. Riječ je o onome što lozinka ne pokriva i o tome što se događa na dan kad je se ne možete sjetiti.

Otvorite PDF u Pregledu na iPhoneu, dodirnite naziv datoteke pri vrhu zaslona, dodirnite Zaključaj, uključite Zahtijevaj lozinku, zatim upišite istu lozinku u oba polja. Dokument se šifrira na mjestu gdje se nalazi i traži tu lozinku svaki put kad ga netko otvori, na bilo kojem uređaju. Spremite lozinku negdje gdje ćete je i za godinu dana i dalje imati, jer ništa na iPhoneu i nitko u Appleu ne može otvoriti datoteku bez nje.

Zaključajte PDF Pregledom za manje od minute

Otvorite PDF u Pregledu, aplikaciji za PDF koju Apple isporučuje na iPhoneu, zatim dodirnite naziv datoteke pri vrhu zaslona da otvorite izbornik dokumenta. Dodirnite Zaključaj, uključite Zahtijevaj lozinku i upišite istu lozinku u polje Lozinka i polje Provjeri. iPhone šifrira dokument na mjestu gdje se nalazi, pa sljedeći put kad netko dodirne tu datoteku, ona traži lozinku prije nego što se prikaže ijedna stranica. Cijeli postupak traje znatno manje od minute i ne zahtijeva nikakvu aplikaciju drugih proizvođača, pretplatu ni račun.

Dvije pojedinosti određuju je li ovo pravi alat. Lozinka se postavlja na samu datoteku, a ne na aplikaciju, pa zaključavanje putuje s PDF datotekom u Mail, Poruke, aplikaciju za razgovor ili USB pogon, i ponaša se jednako na Macu ili Windows računalu. Pregled također ne čuva rezervni ključ: ne postoji oporavak putem računa, sigurnosno pitanje ni put podrške natrag do dokumenta. Zapišite lozinku u upravitelj lozinki prije nego što je potvrdite, a ne poslije, jer se datoteka šifrira u trenutku kad to učinite.

Što lozinka zapravo štiti

Lozinka za PDF šifrira sadržaj dokumenta. Ne skriva dokument. Datoteka zadržava svoj naziv, veličinu, datum i mjesto u mapi u kojoj ste je ostavili, pa svatko tko pregledava Datoteke ili iCloud Drive i dalje vidi da čuvate dokument pod nazivom Ugovor o nagodbi ili Rezultati pretraga krvi u mapi Dokumenti. U mnogim situacijama naziv datoteke otkriva više od samih stranica, a zaključavanje koje se samo oglašava pogrešan je oblik privatnosti za sve što biste radije da nitko ne zna da postoji.

Lozinka putuje i sa svakom kopijom. Pošaljete li zaključani PDF računovođi, ta jedna lozinka postaje trajni ključ za tu kopiju, na njegovom prijenosnom računalu, u njegovoj arhivi pošte i u njegovim sigurnosnim kopijama. Ne možete je promijeniti, ne može isteći, ni povući je natrag, a ako kasnije promijenite lozinku na vlastitoj kopiji, svaka kopija koja je već u optjecaju i dalje se otvara starom lozinkom. To je prihvatljivo za jednokratnu predaju jednoj osobi. Loše je rješenje za dokument koji šaljete opetovano ili dijelite godinama.

Pogreške zbog kojih ostajete zaključani ili ipak procuri datoteka

Prva pogreška jest zaključavanje jedine kopije koju imate lozinkom koju ste smislili u trenutku. Nema oporavka, pa zaboravljena lozinka znači da je sadržaj zauvijek izgubljen. Druga je pogreška suprotan propust: zaključate PDF, ali izvorno skeniranje ostavite u Fotografijama, poslani privitak u Mailu, duplikat u Nedavno izbrisano na sljedećih trideset dana i kopiju u razgovoru u kojem ste je prvotno primili. Zaključana datoteka sada je jedina zaštićena stavka u skupu od četiri, a upravo na ta ostala tri netko doista slučajno naiđe.

Uklanjanje lozinke kasnije korak je za koji ljudi pretpostavljaju da je jednostavan. Na iPhoneu možete ponovno isključiti Zahtijevaj lozinku u istom izborniku Zaključaj, ali samo kad dokument već možete otvoriti. PDF koji je stigao zaključan iz banke ili klinike, s lozinkom koju vam nikad nisu dali, ostaje zatvoren bez obzira koju aplikaciju isprobate. Vrijedi spomenuti još jednu zamku: slanje lozinke u istom nizu poruka kao i datoteku ne štiti baš ništa, jer svatko tko pročita taj niz poruka sada ima obje polovice.

Kad je trezor bolji od lozinke po datoteci

Jedna porezna prijava, jedna lozinka, poslana jednom jednoj osobi: Pregled tu zadaću obavlja dobro i trebali biste ga koristiti. Trajna zbirka medicinske dokumentacije, skeniranih osobnih iskaznica, ugovora i platnih lista koju otvarate svakih nekoliko tjedana posve je druga zadaća. Lozinke po datoteci ostavljaju vam dvije loše opcije. Ili svaki dokument dobiva vlastitu lozinku, koju ćete na kraju zaboraviti, ili svaki dokument dobiva istu lozinku, čime cijela zbirka postaje udaljena jedan sretan pokušaj pogađanja od otkrivanja. Ni jedno ni drugo nije sustav arhiviranja na koji se možete osloniti.

Šifrirani trezor okreće problem naopako. Vaultaire šifrira svaku datoteku pomoću AES-256-GCM na samom uređaju, ne treba račun i po zadanim postavkama ostaje izvan iClouda, pa je skenirana putovnica ili potpisan ugovor nečitljiv svakome tko dođe do vašeg telefona, vaše knjižnice ili sigurnosne kopije. Dokumenti žive unutar trezora umjesto da leže u mapi koju bilo tko može pregledavati, a otključavate se jednom umjesto da pamtite zasebnu lozinku za svaku datoteku. Besplatno za do 5 trezora. Službene kopije čuvajte kod izdavatelja ili svog računovođe, a radne kopije držite u trezoru.

Povezani vodiči

Izvori

Često postavljana pitanja

Mogu li zaštititi PDF lozinkom na iPhoneu bez druge aplikacije?

Da. Pregled, aplikacija za PDF na iPhoneu, zaključava dokument putem izbornika Zaključaj iza naziva datoteke pri vrhu zaslona, bez ikakve aplikacije drugih proizvođača i bez pretplate. Uključite Zahtijevaj lozinku, unesite lozinku dvaput, i datoteka se šifrira na mjestu gdje se nalazi.

Kako uklonim lozinku s PDF datoteke na iPhoneu?

Otvorite datoteku, otključajte je trenutnom lozinkom, zatim se vratite u isti izbornik Zaključaj i isključite Zahtijevaj lozinku. To funkcionira samo kad već znate lozinku. Ako je PDF stigao zaključan iz banke ili klinike, a lozinka vam nikad nije dana, ništa na iPhoneu neće ga otvoriti.

Što se dogodi ako zaboravim lozinku PDF datoteke?

Sadržaj postaje neobnovljiv. Šifriranje PDF datoteke nema mogućnost poništavanja, Appleova podrška ne može otvoriti datoteku umjesto vas, a nikakav rezervni ključ nije pohranjen na vašem računu. Unesite lozinku u upravitelj lozinki u trenutku kad je postavite, i čuvajte otključanu radnu kopiju u šifriranoj pohrani ako je riječ o dokumentu koji će vam ponovno zatrebati.

Je li PDF zaštićen lozinkom siguran u iCloud Driveu?

Stranice su šifrirane, pa sinkronizirana kopija nije čitljiva bez lozinke. Naziv datoteke, veličina i lokacija ostaju vidljivi svakome tko pregledava Datoteke ili je prijavljen na vaš račun, a svatko tko posjeduje i datoteku i lozinku može je otvoriti na bilo kojem uređaju. Lozinka skriva sadržaj, a ne činjenicu da dokument postoji.

Preuzmite Vaultaire besplatno