iPhoneでPDFにパスワードを設定する方法
iPhoneでPDFをロックするのにかかるのは約4回のタップだけで、うまくいかなくなるのはタップの部分ではありません。問題になるのは、パスワードが守ってくれない部分と、パスワードを思い出せなくなった日に起きることです。
iPhoneのプレビューでPDFを開き、画面上部のファイル名をタップし、ロックをタップし、パスワードを要求をオンにしてから、両方の欄に同じパスワードを入力します。書類はその場で暗号化され、どの端末で開こうとしても毎回そのパスワードを求められます。1年後でもまだ手元にある場所にパスワードを保管してください。iPhoneのどこにも、Appleの誰にも、そのパスワードなしでファイルを開く手段はありません。
プレビューでPDFを1分足らずでロックする
Appleが標準搭載するPDFアプリ、プレビューでPDFを開き、画面上部のファイル名をタップして書類メニューを開きます。ロックをタップし、パスワードを要求をオンにして、パスワード欄と確認欄に同じパスワードを入力します。iPhoneはその場で書類を暗号化するため、次に誰かがそのファイルをタップすると、ページが1枚でも表示される前にパスワードを求められます。この一連の作業は1分もかからず、サードパーティ製アプリもサブスクリプションもアカウントも一切必要ありません。
これが適した方法かどうかは、2つの点で決まります。パスワードはアプリではなくファイル自体に設定されるため、ロックはPDFとともにメール、メッセージ、チャットアプリ、USBドライブへと持ち運ばれ、MacでもWindowsパソコンでも同じように機能します。プレビューには予備の鍵も用意されていません。アカウントによる復旧も、秘密の質問も、書類に戻るサポート手段もないのです。パスワードは確定させる前に、後からではなくパスワード管理アプリに書き留めてください。確定した瞬間にファイルは暗号化されるからです。
パスワードが実際に守ってくれるもの
PDFのパスワードは書類の中身を暗号化しますが、書類そのものを隠すわけではありません。ファイルはその名前、サイズ、日付、置いてあったフォルダの中の位置をそのまま保ちます。そのため、ファイルやiCloud Driveをスクロールする人には、書類フォルダに「和解合意書」や「血液検査結果」といった名前の書類があること自体が見えたままです。ファイル名がページの中身以上に多くを語ってしまう場面は少なくなく、存在自体を誰にも知られたくない書類にとって、自らを主張してしまうロックは間違った形のプライバシーです。
パスワードはコピーごとにもついて回ります。ロックしたPDFを会計士に送れば、そのひとつのパスワードが、相手のノートパソコン、メールの保管データ、バックアップに存在するそのコピーの永続的な鍵になります。後からローテーションしたり、失効させたり、取り戻したりすることはできず、自分の手元にあるコピーのパスワードを後で変更しても、すでに出回っているコピーはすべて古いパスワードのままで開いてしまいます。これは1人の相手への1回限りの受け渡しなら許容範囲ですが、繰り返し送る書類や何年にもわたって共有し続ける書類には向いていません。
締め出されたり結局ファイルが漏れたりする失敗
最初の失敗は、手元にある唯一のコピーを、その場で思いついたパスワードでロックしてしまうことです。復旧手段はないため、パスワードを忘れれば中身は永久に失われます。2つ目は逆方向の失敗で、PDFはロックしたのに、元のスキャンデータは写真に、メールで受け取った添付ファイルはメールに、複製はさらに30日間は最近削除した項目に、そして最初に受け取ったチャットにもコピーが残っているという状態です。ロックしたファイルは4つのうち唯一保護された項目になり、実際に誰かが偶然見つけてしまうのは残りの3つの方です。
後からパスワードを外す作業は、簡単だろうと思い込みがちな部分です。iPhoneでは同じロックメニューからパスワードを要求をオフに戻せますが、それができるのは書類をすでに開ける場合に限られます。銀行やクリニックからロックされた状態で届き、パスワードを一度も知らされていないPDFは、どのアプリを試しても開きません。もうひとつ挙げておくべき落とし穴があります。パスワードをファイルと同じメッセージのやり取りの中で送ることは何も守っていません。その会話を読める人は、両方をすでに手にしているからです。
ファイルごとのパスワードよりボールトが優れている場面
確定申告書1通、パスワード1つ、1人にひとたび送る、というだけならプレビューはこの仕事をうまくこなしてくれるので使ってかまいません。しかし、数週間おきに開く医療記録、身分証のスキャン、契約書、給与明細のような常設のコレクションはまったく別の仕事です。ファイルごとのパスワードは、2つの悪い選択肢しか残しません。書類ごとに別々のパスワードを付ければいずれ忘れてしまいますし、すべての書類に同じパスワードを使えば、コレクション全体が運の悪い一度の推測で開いてしまう状態になります。どちらも信頼できるファイル管理の仕組みとは言えません。
暗号化されたボールトはこの問題を逆転させます。Vaultaireはすべてのファイルを端末上でAES-256-GCMにより暗号化し、アカウントも不要で、既定でiCloudから切り離されているため、スキャンしたパスポートや署名済みの契約書は、あなたのスマートフォン、ライブラリ、バックアップにたどり着いた誰にとっても読めない状態になります。書類は誰でもスクロールできるフォルダに置かれるのではなくボールトの中で暮らし、ファイルごとに別のパスワードを覚える代わりに一度だけロックを解除すればよいのです。ボールト5個までは無料です。公式の控えは発行元や会計士のもとに残し、日常使いのコピーはボールトに入れておきましょう。
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情報源
よくある質問
他のアプリなしでiPhoneのPDFにパスワードを設定できますか。
できます。iPhoneのPDFアプリであるプレビューは、画面上部のファイル名の奥にあるロックメニューから、サードパーティ製アプリもサブスクリプションも使わずに書類をロックできます。パスワードを要求をオンにし、パスワードを2回入力すれば、ファイルはその場で暗号化されます。
iPhoneでPDFからパスワードを削除するにはどうすればよいですか。
ファイルを開いて現在のパスワードでロックを解除し、同じロックメニューに戻ってパスワードを要求をオフにします。これはすでにパスワードを知っている場合にのみ機能します。銀行やクリニックからロックされた状態で届き、パスワードを一度も知らされていないPDFは、iPhoneのどのアプリでも開けません。
PDFのパスワードを忘れるとどうなりますか。
中身は復元できません。PDFの暗号化にはリセット手段がなく、Appleサポートも代わりにファイルを開くことはできず、アカウントにバックアップ用の鍵が保存されることもありません。パスワードを設定したその瞬間にパスワード管理アプリへ記録し、また必要になりそうな書類であれば、ロックを解除した作業用コピーを暗号化されたストレージに保管しておいてください。
パスワード保護されたPDFはiCloud Driveで安全ですか。
ページ自体は暗号化されているため、同期されたコピーもパスワードなしでは読めません。ただしファイル名、サイズ、保存場所は、ファイルを閲覧できる人やあなたのアカウントにサインインしている人からは見えたままで、ファイルとパスワードの両方を持つ人はどの端末でも開くことができます。パスワードが隠すのは中身であって、書類が存在するという事実そのものではありません。