Een donkerblauw oppervlak met daarop een rechtopstaand, leeg documentvel verzegeld in een kleine, doorschijnende, blauwgroene kluiskubus, terwijl drie identieke, onverzegelde exemplaren van datzelfde vel er open en plat naast liggen.

Hoe je een PDF met een wachtwoord beveiligt op iPhone

Een PDF vergrendelen op een iPhone kost ongeveer vier tikken, en het onderdeel dat misgaat zijn nooit de tikken zelf. Het gaat om wat het wachtwoord niet afdekt, en wat er gebeurt op de dag dat je het niet meer weet.

Open de PDF in Voorvertoning op iPhone, tik op de bestandsnaam bovenaan het scherm, tik op Vergrendel, zet Wachtwoord vereisen aan en typ vervolgens hetzelfde wachtwoord in beide velden. Het document wordt ter plekke versleuteld en vraagt vanaf dat moment steeds om dat wachtwoord, telkens wanneer iemand het opent, op elk apparaat. Bewaar het wachtwoord ergens waar je het over een jaar nog hebt, want niets op de iPhone en niemand bij Apple kan het bestand zonder dat wachtwoord openen.

Vergrendel een PDF met Voorvertoning in minder dan een minuut

Open de PDF in Voorvertoning, de PDF app die Apple standaard op de iPhone meelevert, en tik dan op de bestandsnaam bovenaan het scherm om het documentmenu te openen. Tik op Vergrendel, zet Wachtwoord vereisen aan en typ hetzelfde wachtwoord in het veld Wachtwoord en het veld Verifiëren. De iPhone versleutelt het document op de plek waar het staat, dus de volgende keer dat iemand op dat bestand tikt, wordt om het wachtwoord gevraagd voordat er ook maar één pagina wordt weergegeven. Het hele proces duurt ruim onder een minuut, en er is geen app van derden, geen abonnement en geen account voor nodig.

Twee details bepalen of dit het juiste middel is. Het wachtwoord wordt op het bestand zelf ingesteld en niet op de app, dus de vergrendeling reist mee met de PDF naar Mail, Berichten, een chatapp of een USB stick, en gedraagt zich op precies dezelfde manier op een Mac of een Windows computer. Voorvertoning bewaart ook geen reservesleutel: er is geen accountherstel, geen beveiligingsvraag en geen ondersteuningsweg terug het document in. Schrijf het wachtwoord in een wachtwoordmanager voordat je het bevestigt, niet erna, want het bestand is versleuteld op het moment dat je dat doet.

Wat het wachtwoord daadwerkelijk beschermt

Een PDF wachtwoord versleutelt de inhoud van het document. Het verbergt het document niet. Het bestand behoudt zijn naam, zijn grootte, zijn datum en zijn plek in welke map je het ook hebt achtergelaten, dus iedereen die door Bestanden of iCloud Drive scrollt, ziet nog altijd dat je in je map Documenten een bestand bewaart dat Vaststellingsovereenkomst of Bloedonderzoekresultaten heet. In veel situaties verraadt de bestandsnaam meer dan de pagina's zouden doen, en een vergrendeling die zichzelf aankondigt is de verkeerde vorm van privacy voor iets waarvan je liever hebt dat niemand weet dat het bestaat.

Het wachtwoord reist ook mee met elke kopie. Stuur de vergrendelde PDF naar een accountant en dat ene wachtwoord wordt de permanente sleutel voor die kopie, op zijn laptop, in zijn mailarchief en in zijn back ups. Je kunt het niet vervangen, laten verlopen of terughalen, en als je later het wachtwoord op je eigen kopie wijzigt, blijft elke kopie die al onderweg is openen met het oude wachtwoord. Dat is prima voor een eenmalige overdracht aan één persoon. Het past slecht bij een document dat je herhaaldelijk verstuurt of jarenlang blijft delen.

De fouten die je buitensluiten of het bestand toch laten lekken

De eerste fout is de enige kopie die je hebt vergrendelen met een wachtwoord dat je ter plekke bedacht. Er is geen herstel mogelijk, dus een vergeten wachtwoord betekent dat de inhoud voorgoed verloren is. De tweede fout is het tegenovergestelde: je vergrendelt de PDF, maar laat de oorspronkelijke scan in Foto's staan, de bijlage in Mail, een kopie nog dertig dagen in Onlangs verwijderd, en een exemplaar in welke chat je hem oorspronkelijk hebt ontvangen. Het vergrendelde bestand is nu het enige beveiligde item in een set van vier, en de andere drie zijn degene die iemand daadwerkelijk tegen het lijf loopt.

Het wachtwoord later verwijderen is de stap waarvan mensen aannemen dat die simpel zal zijn. Op iPhone kun je Wachtwoord vereisen weer uitzetten via hetzelfde Vergrendel menu, maar alleen wanneer je het document al kunt openen. Een PDF die vergrendeld binnenkwam van een bank of een kliniek, met een wachtwoord dat je nooit hebt gekregen, blijft dicht, welke app je ook probeert. Nog een valkuil is het vermelden waard: het wachtwoord versturen in dezelfde berichtenthread als het bestand beschermt helemaal niets, want iedereen die die thread leest, heeft nu beide helften in handen.

Wanneer een kluis beter is dan een wachtwoord per bestand

Eén belastingaangifte, één wachtwoord, één keer naar één persoon gestuurd: Voorvertoning doet dat werk prima en dat moet je ook gebruiken. Een vaste verzameling medische dossiers, identiteitsscans, contracten en loonstroken die je elke paar weken opent, is een compleet andere klus. Wachtwoorden per bestand laten je met twee slechte opties zitten. Óf elk document krijgt zijn eigen wachtwoord, wat je uiteindelijk vergeet, óf elk document krijgt hetzelfde wachtwoord, waardoor de hele verzameling nog maar één gelukkige gok verwijderd is van openliggen. Geen van beide is een archiveringssysteem waarop je kunt vertrouwen.

Een versleutelde kluis keert het probleem om. Vaultaire versleutelt elk bestand met AES-256-GCM op het apparaat zelf, heeft geen account nodig en blijft standaard buiten iCloud, zodat een gescand paspoort of een ondertekend contract onleesbaar is voor iedereen die bij je telefoon, je fotobibliotheek of een back up komt. De documenten leven binnen de kluis in plaats van in een map waar iedereen doorheen kan scrollen, en je ontgrendelt één keer in plaats van per bestand een apart wachtwoord te onthouden. Gratis tot 5 kluizen. Bewaar officiële exemplaren bij de instantie die ze heeft uitgegeven of bij je accountant, en bewaar de werkexemplaren in de kluis.

Gerelateerde handleidingen

Bronnen

Veelgestelde vragen

Kan ik een PDF op iPhone beveiligen met een wachtwoord zonder een andere app?

Ja. Voorvertoning, de PDF app op iPhone, vergrendelt een document via het Vergrendel menu achter de bestandsnaam bovenaan het scherm, zonder app van derden en zonder abonnement. Zet Wachtwoord vereisen aan, voer het wachtwoord twee keer in, en het bestand wordt versleuteld op de plek waar het staat.

Hoe verwijder ik een wachtwoord van een PDF op iPhone?

Open het bestand, ontgrendel het met het huidige wachtwoord, ga dan terug naar hetzelfde Vergrendel menu en zet Wachtwoord vereisen uit. Dat werkt alleen als je het wachtwoord al weet. Als de PDF vergrendeld binnenkwam van een bank of een kliniek en je het wachtwoord nooit hebt gekregen, zal niets op de iPhone hem openen.

Wat gebeurt er als ik het PDF wachtwoord vergeet?

De inhoud is onherstelbaar. PDF versleuteling kent geen reset mogelijkheid, Apple support kan het bestand niet voor je openen, en er wordt geen back up sleutel bewaard in je account. Zet het wachtwoord in een wachtwoordmanager op het moment dat je het instelt, en bewaar een ontgrendelde werkkopie in versleutelde opslag als het een document is dat je opnieuw nodig zult hebben.

Is een met wachtwoord beveiligde PDF veilig in iCloud Drive?

De pagina's zijn versleuteld, dus een gesynchroniseerde kopie is niet leesbaar zonder het wachtwoord. De bestandsnaam, grootte en locatie blijven zichtbaar voor iedereen die door Bestanden bladert of ingelogd is op je account, en iedereen die zowel het bestand als het wachtwoord heeft, kan het op elk apparaat openen. Een wachtwoord verbergt de inhoud, niet het feit dat het document bestaat.

Download Vaultaire gratis