iPhone पर PDF को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें

iPhone पर PDF लॉक करने में लगभग चार टैप लगते हैं, और जो चीज़ गड़बड़ करती है वह ये टैप कभी नहीं होते। असली समस्या यह है कि पासवर्ड किन चीज़ों को कवर नहीं करता, और उस दिन क्या होता है जब आपको पासवर्ड याद ही न रहे।

iPhone पर पूर्वावलोकन में PDF खोलें, स्क्रीन के ऊपर फ़ाइल के नाम पर टैप करें, लॉक पर टैप करें, पासवर्ड आवश्यक करें चालू करें, फिर दोनों फ़ील्ड में एक ही पासवर्ड टाइप करें। दस्तावेज़ उसी जगह एन्क्रिप्ट हो जाता है और किसी भी डिवाइस पर जब भी कोई इसे खोलने की कोशिश करता है, वह पासवर्ड मांगता है। पासवर्ड को ऐसी जगह सेव रखें जहां वह एक साल बाद भी आपके पास मौजूद हो, क्योंकि न तो iPhone में और न ही Apple में किसी के पास बिना पासवर्ड के इस फ़ाइल को खोलने का कोई तरीका है।

एक मिनट से भी कम समय में पूर्वावलोकन से PDF लॉक करें

PDF को पूर्वावलोकन में खोलें, जो Apple द्वारा iPhone पर पहले से दिया गया PDF ऐप है, फिर दस्तावेज़ मेनू खोलने के लिए स्क्रीन के ऊपर फ़ाइल के नाम पर टैप करें। लॉक पर टैप करें, पासवर्ड आवश्यक करें चालू करें, और पासवर्ड फ़ील्ड तथा सत्यापित करें फ़ील्ड में एक ही पासवर्ड टाइप करें। iPhone दस्तावेज़ को उसी जगह एन्क्रिप्ट कर देता है, इसलिए अगली बार जब भी कोई उस फ़ाइल पर टैप करेगा, पहला पेज दिखने से पहले ही वह पासवर्ड मांगेगा। पूरी प्रक्रिया एक मिनट से भी काफी कम समय में पूरी हो जाती है, और इसके लिए किसी थर्ड पार्टी ऐप, सब्सक्रिप्शन, या अकाउंट की ज़रूरत नहीं होती।

दो बातें तय करती हैं कि यह आपके लिए सही तरीका है या नहीं। पासवर्ड ऐप पर नहीं, बल्कि सीधे फ़ाइल पर सेट होता है, इसलिए यह लॉक PDF के साथ मेल, मैसेज, किसी चैट ऐप, या USB ड्राइव तक भी जाता है, और यह Mac या Windows कंप्यूटर पर भी उसी तरह काम करता है। पूर्वावलोकन कोई अतिरिक्त चाबी भी नहीं रखता: न कोई अकाउंट रिकवरी है, न कोई सिक्योरिटी सवाल, और न ही दस्तावेज़ में वापस पहुंचने का कोई सपोर्ट रास्ता। पासवर्ड की पुष्टि करने से पहले ही उसे किसी पासवर्ड मैनेजर में लिख लें, बाद में नहीं, क्योंकि जैसे ही आप पुष्टि करते हैं, फ़ाइल एन्क्रिप्ट हो जाती है।

पासवर्ड असल में किसे सुरक्षित करता है

PDF पासवर्ड दस्तावेज़ की सामग्री को एन्क्रिप्ट करता है, यह दस्तावेज़ को छिपाता नहीं है। फ़ाइल अपना नाम, आकार, तारीख, और जिस फ़ोल्डर में आपने उसे छोड़ा था वह जगह, सब बरकरार रखती है, इसलिए फ़ाइलें या iCloud Drive देखने वाला कोई भी व्यक्ति यह देख सकता है कि आपके दस्तावेज़ फ़ोल्डर में सेटलमेंट एग्रीमेंट या ब्लडवर्क रिज़ल्ट्स नाम की कोई फ़ाइल मौजूद है। कई स्थितियों में फ़ाइल का नाम पेजों से भी ज़्यादा जानकारी उजागर कर देता है, और जिस चीज़ के बारे में आप नहीं चाहते कि किसी को उसके अस्तित्व का ही पता चले, उसके लिए खुद को घोषित करने वाला लॉक गलत तरह की प्राइवेसी है।

पासवर्ड हर प्रति के साथ भी चलता है। लॉक किए हुए PDF को किसी अकाउंटेंट को भेजिए, तो वह एक पासवर्ड उस प्रति की स्थायी चाबी बन जाता है, उनके लैपटॉप पर, उनके मेल आर्काइव में, और उनके बैकअप में। आप इसे न बदल सकते हैं, न खत्म कर सकते हैं, न वापस ले सकते हैं, और अगर आप बाद में अपनी प्रति का पासवर्ड बदल भी दें, तो बाहर पहले से मौजूद हर प्रति पुराने पासवर्ड से ही खुलती रहेगी। यह किसी एक व्यक्ति को एक बार भेजी जाने वाली फ़ाइल के लिए ठीक है, लेकिन ऐसे दस्तावेज़ के लिए यह सही तरीका नहीं है जिसे आप बार बार भेजते हैं या सालों तक शेयर करते रहते हैं।

वे गलतियां जो आपको बाहर कर देती हैं या फिर भी फ़ाइल को लीक कर देती हैं

पहली गलती है अपनी इकलौती प्रति को उस पासवर्ड से लॉक करना जो आपने उसी वक्त बना लिया था। इसकी कोई रिकवरी नहीं होती, इसलिए भूला हुआ पासवर्ड मतलब सामग्री हमेशा के लिए गई। दूसरी गलती इसके ठीक उलट है: आप PDF को लॉक तो कर देते हैं, लेकिन ओरिजिनल स्कैन फ़ोटो में, मेल किया गया अटैचमेंट मेल में, एक कॉपी हाल ही में हटाए गए में अगले तीस दिनों तक, और एक कॉपी उसी चैट में छोड़ देते हैं जहां आपको यह पहली बार मिली थी। लॉक की गई फ़ाइल अब चार में से इकलौती सुरक्षित चीज़ है, और बाकी तीन ही वे हैं जिन पर असल में किसी की नज़र पड़ती है।

लोग मान लेते हैं कि बाद में पासवर्ड हटाना आसान होगा। iPhone पर आप उसी लॉक मेनू से पासवर्ड आवश्यक करें को बंद कर सकते हैं, लेकिन सिर्फ तब जब आप पहले से ही दस्तावेज़ खोल सकते हों। जो PDF किसी बैंक या क्लीनिक से पहले से लॉक होकर आई है, और जिसका पासवर्ड आपको कभी दिया ही नहीं गया, वह चाहे आप कोई भी ऐप आज़माएं, बंद ही रहेगी। एक और जाल भी बताने लायक है: फ़ाइल के साथ उसी मैसेज थ्रेड में पासवर्ड भेजना कुछ भी सुरक्षित नहीं करता, क्योंकि जो कोई भी उस थ्रेड को पढ़ेगा, अब उसके पास दोनों आधे हिस्से मौजूद होंगे।

कब हर फ़ाइल का अलग पासवर्ड की जगह वॉल्ट बेहतर है

एक टैक्स रिटर्न, एक पासवर्ड, एक बार एक व्यक्ति को भेजा गया: पूर्वावलोकन यह काम बखूबी करता है और आपको इसका इस्तेमाल करना चाहिए। लेकिन मेडिकल रिकॉर्ड, आईडी स्कैन, कॉन्ट्रैक्ट, और पे स्टब्स का ऐसा जमा हुआ संग्रह जिसे आप हर कुछ हफ्तों में खोलते हैं, यह पूरी तरह अलग काम है। हर फ़ाइल के लिए अलग पासवर्ड आपके पास दो ही खराब विकल्प छोड़ते हैं। या तो हर दस्तावेज़ का अपना पासवर्ड होगा, जिसे आप आखिरकार भूल ही जाएंगे, या फिर हर दस्तावेज़ का एक ही पासवर्ड होगा, जिससे पूरा संग्रह सिर्फ एक भाग्यशाली अंदाज़े की दूरी पर खुला रह जाता है। इनमें से कोई भी ऐसा फाइलिंग सिस्टम नहीं है जिस पर आप भरोसा कर सकें।

एक एन्क्रिप्टेड वॉल्ट इस पूरी समस्या को उलट देता है। Vaultaire डिवाइस पर ही हर फ़ाइल को AES-256-GCM से एन्क्रिप्ट करता है, इसके लिए किसी अकाउंट की ज़रूरत नहीं होती, और यह डिफ़ॉल्ट रूप से iCloud से दूर रहता है, इसलिए स्कैन किया गया पासपोर्ट हो या साइन किया गया कॉन्ट्रैक्ट, आपके फ़ोन, आपकी लाइब्रेरी, या किसी बैकअप तक पहुंचने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए वह पढ़ने लायक नहीं रहता। दस्तावेज़ किसी ऐसे फ़ोल्डर में पड़े रहने के बजाय जिसे कोई भी स्क्रॉल कर सकता है, वॉल्ट के भीतर रहते हैं, और आपको हर फ़ाइल के लिए अलग पासवर्ड याद रखने के बजाय सिर्फ एक बार अनलॉक करना होता है। 5 वॉल्ट तक मुफ्त। आधिकारिक प्रतियां जारीकर्ता या अपने अकाउंटेंट के पास रखें, और काम में आने वाली प्रतियां वॉल्ट में रखें।

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अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या मैं बिना किसी और ऐप के iPhone पर PDF को पासवर्ड से सुरक्षित कर सकता हूं?

हां। पूर्वावलोकन, जो iPhone का PDF ऐप है, स्क्रीन के ऊपर फ़ाइल के नाम के पीछे मौजूद लॉक मेनू से दस्तावेज़ को लॉक करता है, बिना किसी थर्ड पार्टी ऐप या सब्सक्रिप्शन के। पासवर्ड आवश्यक करें चालू करें, पासवर्ड दो बार डालें, और फ़ाइल उसी जगह एन्क्रिप्ट हो जाती है।

मैं iPhone पर PDF से पासवर्ड कैसे हटाऊं?

फ़ाइल खोलें, मौजूदा पासवर्ड से उसे अनलॉक करें, फिर उसी लॉक मेनू पर वापस जाएं और पासवर्ड आवश्यक करें को बंद कर दें। यह तभी काम करता है जब आपको पहले से पासवर्ड पता हो। अगर PDF किसी बैंक या क्लीनिक से पहले से लॉक होकर आई है और आपको पासवर्ड कभी दिया ही नहीं गया, तो iPhone पर कोई भी चीज़ इसे नहीं खोल पाएगी।

अगर मैं PDF का पासवर्ड भूल जाऊं तो क्या होगा?

सामग्री हमेशा के लिए अप्राप्य हो जाती है। PDF एन्क्रिप्शन में कोई रीसेट रास्ता नहीं होता, Apple सपोर्ट आपके लिए फ़ाइल नहीं खोल सकता, और आपके अकाउंट में कोई बैकअप की मौजूद नहीं होती। पासवर्ड सेट करते ही उसी वक्त उसे किसी पासवर्ड मैनेजर में डाल दें, और अगर यह ऐसा दस्तावेज़ है जिसकी आपको दोबारा ज़रूरत पड़ेगी, तो एन्क्रिप्टेड स्टोरेज में उसकी एक बिना लॉक की गई वर्किंग कॉपी भी रखें।

क्या पासवर्ड से सुरक्षित PDF iCloud Drive में सुरक्षित है?

पेज एन्क्रिप्ट होते हैं, इसलिए बिना पासवर्ड के सिंक हुई प्रति पढ़ी नहीं जा सकती। फ़ाइल का नाम, आकार, और लोकेशन फ़ाइलें देखने वाले या आपके अकाउंट में साइन इन किसी भी व्यक्ति को दिखते रहते हैं, और जिसके पास फ़ाइल और पासवर्ड दोनों हों, वह इसे किसी भी डिवाइस पर खोल सकता है। पासवर्ड सामग्री को छिपाता है, इस तथ्य को नहीं कि दस्तावेज़ मौजूद है।