วิธีตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ PDF บน iPhone

การล็อกไฟล์ PDF บน iPhone ใช้เวลาเพียงประมาณสี่ครั้งแตะ และส่วนที่มักผิดพลาดไม่ใช่การแตะเลย แต่เป็นสิ่งที่รหัสผ่านไม่ได้ครอบคลุม และสิ่งที่เกิดขึ้นในวันที่คุณจำรหัสผ่านไม่ได้

เปิดไฟล์ PDF ใน Preview บน iPhone แตะชื่อไฟล์ที่ด้านบนของหน้าจอ แตะ Lock เปิดใช้งาน Require Password แล้วพิมพ์รหัสผ่านเดียวกันลงในทั้งสองช่อง เอกสารจะถูกเข้ารหัสในตำแหน่งเดิม และจะถามรหัสผ่านทุกครั้งที่มีใครเปิดไฟล์ ไม่ว่าจะบนอุปกรณ์ใดก็ตาม เก็บรหัสผ่านไว้ในที่ที่คุณจะยังหาเจอได้ในอีกหนึ่งปีข้างหน้า เพราะไม่มีอะไรใน iPhone และไม่มีใครที่ Apple ที่จะเปิดไฟล์นี้ได้โดยไม่มีรหัสผ่านนั้น

ล็อกไฟล์ PDF ด้วย Preview ในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที

เปิดไฟล์ PDF ใน Preview แอปสำหรับ PDF ที่ Apple ติดตั้งมาให้บน iPhone จากนั้นแตะชื่อไฟล์ที่ด้านบนของหน้าจอเพื่อเปิดเมนูเอกสาร แตะ Lock เปิดใช้งาน Require Password แล้วพิมพ์รหัสผ่านเดียวกันลงในช่อง Password และช่อง Verify iPhone จะเข้ารหัสเอกสารในตำแหน่งเดิม ดังนั้นครั้งต่อไปที่มีใครแตะไฟล์นั้น ระบบจะถามรหัสผ่านก่อนที่หน้าใดหน้าหนึ่งจะแสดงผล ขั้นตอนทั้งหมดใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาที และไม่ต้องใช้แอปจากบุคคลที่สาม ไม่ต้องสมัครสมาชิก และไม่ต้องมีบัญชีใด ๆ

มีสองรายละเอียดที่จะบอกว่าเครื่องมือนี้เหมาะกับคุณหรือไม่ รหัสผ่านถูกตั้งไว้ที่ตัวไฟล์เอง ไม่ใช่ที่แอป ดังนั้นการล็อกจะติดไปกับไฟล์ PDF เมื่อส่งผ่าน Mail, Messages, แอปแชท หรือแฟลชไดรฟ์ USB และทำงานเหมือนกันบนเครื่อง Mac หรือเครื่อง Windows Preview ก็ไม่มีกุญแจสำรองเก็บไว้เช่นกัน ไม่มีการกู้คืนบัญชี ไม่มีคำถามเพื่อความปลอดภัย และไม่มีช่องทางสนับสนุนใด ๆ ที่จะพาคุณกลับเข้าไปในเอกสารได้ ให้จดรหัสผ่านลงในตัวจัดการรหัสผ่านก่อนที่คุณจะกดยืนยัน ไม่ใช่หลังจากนั้น เพราะไฟล์จะถูกเข้ารหัสทันทีที่คุณทำเช่นนั้น

รหัสผ่านปกป้องอะไรกันแน่

รหัสผ่านของไฟล์ PDF เข้ารหัสเนื้อหาของเอกสาร แต่ไม่ได้ซ่อนตัวเอกสาร ไฟล์ยังคงมีชื่อ ขนาด วันที่ และตำแหน่งในโฟลเดอร์ที่คุณเก็บไว้เหมือนเดิม ดังนั้นใครก็ตามที่เลื่อนดูใน Files หรือ iCloud Drive ก็ยังเห็นว่าคุณเก็บไฟล์ชื่อ Settlement Agreement หรือ Bloodwork Results ไว้ในโฟลเดอร์ Documents ของคุณ ในหลายสถานการณ์ ชื่อไฟล์เผยข้อมูลมากกว่าเนื้อหาในหน้าเอกสารเสียอีก และการล็อกที่ประกาศตัวเองแบบนี้ก็ไม่ใช่รูปแบบความเป็นส่วนตัวที่เหมาะกับสิ่งที่คุณอยากให้ไม่มีใครรู้ว่ามีอยู่

รหัสผ่านยังติดไปกับทุกสำเนาด้วย ส่งไฟล์ PDF ที่ล็อกไว้ให้นักบัญชี รหัสผ่านนั้นก็จะกลายเป็นกุญแจถาวรของสำเนานั้น บนแล็ปท็อปของเขา ในคลังอีเมลของเขา และในไฟล์สำรองของเขา คุณไม่สามารถหมุนเวียนรหัสผ่านใหม่ ทำให้หมดอายุ หรือดึงกลับคืนมาได้ และถ้าคุณเปลี่ยนรหัสผ่านในสำเนาของตัวเองในภายหลัง สำเนาที่กระจายออกไปแล้วทุกชุดก็ยังคงเปิดได้ด้วยรหัสผ่านเก่า เรื่องนี้ยอมรับได้สำหรับการส่งมอบครั้งเดียวให้คนคนเดียว แต่ไม่เหมาะกับเอกสารที่คุณส่งซ้ำ ๆ หรือแชร์ต่อเนื่องไปหลายปี

ความผิดพลาดที่ทำให้คุณเข้าไฟล์ไม่ได้หรือยังคงทำให้ไฟล์รั่วไหล

ความผิดพลาดแรกคือการล็อกสำเนาเดียวที่คุณมีด้วยรหัสผ่านที่คิดขึ้นเองในตอนนั้น เพราะไม่มีทางกู้คืน หากลืมรหัสผ่านก็หมายความว่าเนื้อหานั้นหายไปตลอดกาล ความผิดพลาดที่สองคือด้านตรงข้าม คุณล็อกไฟล์ PDF แต่ยังเก็บภาพสแกนต้นฉบับไว้ใน Photos ไฟล์แนบในอีเมลไว้ใน Mail สำเนาซ้ำใน Recently Deleted ที่จะอยู่อีกสามสิบวัน และสำเนาอีกชุดในแชทที่คุณได้รับไฟล์นั้นมาครั้งแรก ตอนนี้ไฟล์ที่ล็อกไว้กลายเป็นรายการเดียวที่ได้รับการป้องกันจากทั้งหมดสี่ชุด และอีกสามชุดที่เหลือคือชุดที่คนอื่นมักจะบังเอิญไปเจอ

การถอดรหัสผ่านออกในภายหลังเป็นขั้นตอนที่คนมักคิดว่าจะง่าย บน iPhone คุณสามารถปิด Require Password ได้จากเมนู Lock เดียวกัน แต่ทำได้เฉพาะเมื่อคุณเปิดเอกสารได้อยู่แล้วเท่านั้น ไฟล์ PDF ที่มาถึงแบบล็อกไว้จากธนาคารหรือคลินิก พร้อมรหัสผ่านที่คุณไม่เคยได้รับ จะยังคงปิดอยู่ไม่ว่าคุณจะลองแอปไหนก็ตาม อีกกับดักหนึ่งที่ควรพูดถึงคือการส่งรหัสผ่านในสายข้อความเดียวกับที่ส่งไฟล์นั้น ไม่ได้ปกป้องอะไรเลย เพราะใครก็ตามที่อ่านสายข้อความนั้นก็จะถือครองทั้งสองส่วนพร้อมกัน

เมื่อไรที่ห้องนิรภัยดีกว่ารหัสผ่านรายไฟล์

แบบแสดงภาษี หนึ่งรหัสผ่าน ส่งครั้งเดียวให้คนคนเดียว Preview จัดการงานแบบนี้ได้ดี และคุณควรใช้มันสำหรับงานนี้ แต่ชุดเอกสารถาวรอย่างประวัติการรักษา ภาพสแกนบัตรประจำตัว สัญญา และสลิปเงินเดือนที่คุณเปิดดูทุกไม่กี่สัปดาห์นั้นเป็นงานคนละแบบโดยสิ้นเชิง รหัสผ่านรายไฟล์ทิ้งให้คุณเหลือทางเลือกที่ไม่ดีสองทาง คือให้ทุกเอกสารมีรหัสผ่านของตัวเอง ซึ่งสุดท้ายคุณจะลืม หรือให้ทุกเอกสารใช้รหัสผ่านเดียวกัน ซึ่งทำให้เอกสารทั้งชุดห่างจากการถูกเปิดออกเพียงแค่การเดาที่โชคดีครั้งเดียว ไม่มีทางไหนเลยที่เป็นระบบจัดเก็บที่คุณพึ่งพาได้

ห้องนิรภัยเข้ารหัสกลับด้านปัญหานี้ Vaultaire เข้ารหัสทุกไฟล์ด้วย AES-256-GCM บนตัวอุปกรณ์เอง ไม่ต้องมีบัญชี และไม่เชื่อมกับ iCloud โดยค่าเริ่มต้น ดังนั้นพาสปอร์ตที่สแกนไว้หรือสัญญาที่เซ็นแล้วจะอ่านไม่ออกสำหรับใครก็ตามที่เข้าถึงโทรศัพท์ของคุณ คลังภาพของคุณ หรือไฟล์สำรองของคุณ เอกสารเหล่านี้อยู่ในห้องนิรภัยแทนที่จะวางอยู่ในโฟลเดอร์ที่ใครก็เลื่อนดูได้ และคุณปลดล็อกเพียงครั้งเดียวแทนที่จะต้องจำรหัสผ่านแยกกันในแต่ละไฟล์ ใช้ฟรีสำหรับห้องนิรภัยสูงสุด 5 ห้อง เก็บสำเนาทางการไว้กับผู้ออกเอกสารหรือนักบัญชีของคุณ และเก็บสำเนาที่ใช้งานจริงไว้ในห้องนิรภัย

คู่มือที่เกี่ยวข้อง

• วิธีตั้งรหัสผ่านป้องกันโฟลเดอร์บน iPhone
• จะเก็บเอกสารภาษีไว้ที่ไหนบน iPhone
• โน้ตที่ล็อกไว้ (Locked Notes) เทียบกับห้องนิรภัยตัวจริงบน iPhone
• แอปห้องนิรภัยเก็บรูปภาพที่ดีที่สุดสำหรับ iPhone

คำถามที่พบบ่อย

ฉันสามารถตั้งรหัสผ่านป้องกันไฟล์ PDF บน iPhone ได้โดยไม่ต้องใช้แอปอื่นหรือไม่

ได้ Preview แอปสำหรับ PDF บน iPhone ล็อกเอกสารได้จากเมนู Lock ที่อยู่หลังชื่อไฟล์ด้านบนของหน้าจอ โดยไม่ต้องใช้แอปจากบุคคลที่สามและไม่ต้องสมัครสมาชิกใด ๆ เปิดใช้งาน Require Password ป้อนรหัสผ่านสองครั้ง แล้วไฟล์จะถูกเข้ารหัสในตำแหน่งเดิม

จะลบรหัสผ่านออกจากไฟล์ PDF บน iPhone อย่างไร

เปิดไฟล์ ปลดล็อกด้วยรหัสผ่านปัจจุบัน จากนั้นกลับไปที่เมนู Lock เดิมแล้วปิดสวิตช์ Require Password วิธีนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณรู้รหัสผ่านอยู่แล้ว หากไฟล์ PDF มาถึงแบบล็อกไว้จากธนาคารหรือคลินิกและคุณไม่เคยได้รับรหัสผ่าน จะไม่มีอะไรใน iPhone ที่เปิดไฟล์นั้นได้

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันลืมรหัสผ่านของไฟล์ PDF

เนื้อหาจะไม่สามารถกู้คืนได้ การเข้ารหัส PDF ไม่มีทางรีเซ็ต ฝ่ายสนับสนุนของ Apple ไม่สามารถเปิดไฟล์ให้คุณได้ และไม่มีกุญแจสำรองใด ๆ ถูกเก็บไว้ในบัญชีของคุณ ให้จดรหัสผ่านลงในตัวจัดการรหัสผ่านทันทีที่คุณตั้งมันขึ้นมา และเก็บสำเนาที่ยังไม่ล็อกไว้ในที่จัดเก็บที่เข้ารหัส หากเป็นเอกสารที่คุณจะต้องใช้อีกในอนาคต

ไฟล์ PDF ที่ตั้งรหัสผ่านไว้ปลอดภัยใน iCloud Drive หรือไม่

หน้าเอกสารถูกเข้ารหัสไว้ ดังนั้นสำเนาที่ซิงก์ไว้จะอ่านไม่ได้หากไม่มีรหัสผ่าน แต่ชื่อไฟล์ ขนาด และตำแหน่งยังคงมองเห็นได้สำหรับใครก็ตามที่เรียกดู Files หรือเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ และใครก็ตามที่ถือทั้งไฟล์และรหัสผ่านสามารถเปิดไฟล์นั้นได้บนอุปกรณ์ใดก็ได้ รหัสผ่านซ่อนเนื้อหา แต่ไม่ได้ซ่อนความจริงที่ว่าเอกสารนี้มีอยู่